Pengendalian: Kebijakan Kredit (Credit Policy)

Kebijakan Kredit (credit policy) sangat penting dalam pengendalian piutang (receivable). Banyak atau sedikitnya piutang tak tertagih (bad debt) sangat dipengaruhi oleh kebijakan cerdit yang anda terapkan di perusahaan. Ketika sales force dilakukan tanpa kendali, saldo account receivable membumbung tinggi, sementara masih banyak aktifitas operasional perusahaan yang memerlukan pendanaan segera juga. Gaji karyawan, pembelian raw material, office supplies, semuanya mendesak. Sampai dimana anda setting batas credit? kepada siapa anda bisa memberikan cerdit? untuk jangka berapa lama credit anda sedikanan bagi customer? intinya; Bagaimana credit policy anda?. Apakah sudah syncrone antara credit policy, sales force dan ketersediaan cash di dalam perusahaan? Itulah topic yang dibahas di artikel ini.

Kata "policy", sekilas konotasinya mirip-mirip kata "police/polisi" atau "politic/politik", dan semua itu terdengar menyeramkan, mengekang dan menekan. Setidak-tidaknya, policy and procedure bisa menimbulkan kesan sesuatu yang akan menghambat dan memperlambat. Konotasi dan persepsi itu ada benarnya, jika policy yang dibuat tidak mengikuti rytme perusahaan, jelas itu akan menjadi pengahmbat, menjadi birokrasi yang tidak penting.

Tetapi, jika anda membuat kebijakan yang tepat, justru kebijakan yang anda buat malah mendukung, menopang, dan menaikkan productifitas perusahaan. Meningkatkan value added, sekaligus menjadi pencegah kebocoran dan pemborosan. Bagaimana caranya?

Segala sesuatu yang berisi kata "policy (kebijakan)" terdengar agak sakral. Sesuatu yang taboo untuk diubah. Kenyataannya, operasional perusahaan berjalan begitu dynamic, mengikuti tumbuh kembangnya perusahaan, market competitiveness, global trend yang senantiasa berubah dari waktu ke waktu. Benarkah credit policy tidak boleh diubah?

Bukan hanya sekedar berbicara bagaimana sebuah credit policy sebaiknya di set, tetapi saya juga memberikan panduan bagaimana membuat kebijakan kredit (credit policy). Sebagai tambahan saya akan post satu contoh credit policy (kebijakan kredit) yang mungkin bisa dijadikan sebagai reference. Posting selengkapnya ada di blog saya yang baru (Accounting, Financial, Taxation yang baru), jika anda tertarik anda bisa baca melalui link ini: Receivable Control: Credit Policy (Kebijakan Kredit).

Account Receivable (Akuntansi Piutang) -2nd

Account receivable (akuntansi Piutang) the second series sudah di posting di Accounting, Financial, Taxation yang baru. Ada beberapa issue yang sudah di bahas disana. Diantaranya: Penilaian Account Receivable (Piutang), termasuk discount, return dan garansi, Pembentukan Cadangan Kerugian Piutang (Allowance for Bad Debt), hingga pengahapusannya (how to writte of the allowance). Seperti biasa posting dilengkapi dengan contoh-contoh sederhana yang mudah dipahami, disertai penjelasan-penjelasan dan logikanya. Menjurnal account receivable (piutang), memang mudah. Mahasiswa, bahkan anak SMEA (SMK Akuntansi) pun pasti bisa. Tetapi ada banyak issue di balik kesederhanaan-nya, yang mungkin selama ini terlewatkan. Menjadi complex ketika dihadapkan dengan realita operasional business yang sebenarnya. Ada loopholes, ada kekeliruan umum (common mistakes) yang menjadi sumber ke-kusut-an dalam implementasinya.

Jauh lebih penting dari semua itu, adalah bagaimana memaintenance account receivable dengan baik.

Buku catatan (bookkeeping) sudah rapi, catatan sudah balance, perlakuan cadangan kerugian piutang sudah bisa, menghapuskan cadangan di satu sisi dan menghapuskan piutang tak tertagih (bad debt) sudah bisa, that is great! But....

But what is next? Apakah cukup hanya perlakuan yang benar saja?.

Untuk level clerk hingga bookkeeper, iya maybe itu sudah cukup. Tetapi bagi mereka yang ingin mengembangkan diri, sepertinya itu belumlah cukup. Yang dibutuhkan oleh perusahaan bukan hanya sekedar buku yang rapi dan benar, jauh lebih penting adalah usaha-usaha meminimalisasi potensi lost-nya, merancang strategy-strategy yang bisa mencegah credit macet (bad debt), penentuan credit policy yang sesuai, melakukan pengawasan piutang (receivable controll) yang ketat, menangani debitor yang nakal, dan masih banyak issue lainnya yang perlu ditangani.

Issue-issue berikut ini akan dibahas di account receivable serie berikutnya (serie 3) di accounting, financial dan taxation yang baru: Lebih Detail dan Mendalam mengenai discount, return and after sales service (warranty), Exclusive Analisa Umur Piutang (Account Receivable Aging), kemudia credit policy tak kalah pentingnya (akan menjadi satu topic), account receivable control (pengendalian piutang) juga topic yang tak ingin anda lewatkan pastinya. Yang terakhir, sebagai penutup serie saya akan bahas mengenai “How to deal with a bad debt (bagaimana menghadapi piutang tak tertagih) sebuah case study, yang akan mengintegrasikan berbagai kajian dan strategy, akan menjadi nilai tambah baru jika anda menghadapi situasi ini. Silahka baca selengkapnya di: Account Receivable Treatment (Perlakuan Piutang) -2nd dan ikuti terus serie-serie berikutnya di: Accounting, Financial, Taxation yang baru. Jika belum menjadi member, silahkan register.

ACCOUNTING UNTUK MANAGERS

Mulai besok, di blog ini akan ditambahkan category baru, yaitu: Accounting untuk Manager. Category baru ini akan khusus berfocus mengenai bagaimana memahami akuntansi lalu mengubah pemahaman tersebut menjadi dasar pertimbangan dan alat pengambilan keputusan strategis bagi para manager semua bagian (Marketing Manager, Production Manager, HRD Manager, dan manager-manager lainnya).

Sungguh di luar dugaan, posting saya mengenai: Pengendalian (Audit Kinerja: Accounting Support Center?) mendapat antusias (baca: membuahkan responses) yang begitu tinggi dari para manager di luar accounting & keuangan. Begitu banyak saya menerima e-mail dari para manager non-accountant, yang ingin tahu bagaimana caranya memahami accounting dan mengubah pemahaman tersebut menjadi dasar dan alat pengambilan keputusan-keputusan strategis mereka sehari-hari maupun untuk jangka panjang, agar dapat memberikan maximum value-added kepada pemilik (owner/stockholder).

Ketika saya berbincang-bincang dengan orang-orang disekitar saya, mereka khawatir jika keinginan saya untuk menambahkan category ini, hanyalah ambisi saya untuk membuktikan bahwa accounting & financial information BUKANLAH (excuse my French) GARBAGE (=sampah).

Jawaban saya: jelas bukan itu alasannya. Saya akan lebih berfocus pada pembahasan, penjelasan-penjelasan dan contoh-contoh mengenai: bagaimana memahami accounting & finance information bagi para manager (manager papaun itu), how to utilize it for strategic decisions on manager’s day-to-day roles, and in long run bisa memberikan nilai tambah tertinggi bagi perusahaan (read: owner/shareholder).


Benar, saya memang akan pelan-pelan revealing (=membeberkan?) kepada reader, bahwa accounting dan keuangan:
[-]. Bukan sekedar memahami angka-angkanya saja.
[-]. Bukan sekedar bisa debit dan credit saja.
[-]. Bukan sekedar perjuangan membuat balance (read:matching) saja.

Jika orang accounting (siapapun anda) memang masih berpikir yang sekedar-sekedar tadi saja, berarti memang benar ”Accounting & Keuangan tak lebih dari rubbish, garbage, sampah”.

Kenyataan-nya, TIDAK.

Accounting dan keuangan adalah informasi terpenting dalam setiap pengambilan keputusan business. Mengapa?

Keputusan apapun yang akan diambil (oleh para manager) akan selalu menimbulkan pengaruh terhadap keuangan, dan informasi keuangan data base-nya adalah Accounting.

Jika dengan extreme saya katakan:

Jangankan keputusan-keputusan strategis, bahkan setiap satu tarikan-hembusan nafas para buruh, staff dan manager di perusahaan (dibagian manapun itu) –pun akan berpengaruh pada keuangan perusahaan!

Apakah Anda setuju? Mungkin sebagian setuju sebagian tidak.

Saya beri beberapa contoh (yang menurut anda mungkin hal spele):

Seorang pegawai harian pergi ke toilet untuk pipis.

Itu sudah berdampak terhadap keuangan perusahaan. Pergi ke toilet sudah berdampak terhadap keuangan perusahaan? mengapa?

Pergi ke toliet artinya:
[-]. Kehilangan 5 menit ( cost = 5/60 x hourly rate)
[-]. Tissue paper usage (hitung sendiri cost-nya)
[-]. Handsoap usage (hitung sendiri cost-nya)

Bagaimana jika jumlah pekerjanya 1000 orang, mereka ke kamar mandi rata-rata 3 x sehari. Berapa cost-nya sehari? Sebulan? 1 tahun buku?. Now you know how much the cost is. Sekarang anda tahu, aktifitas/perilaku se-sepele itupun berpengaruh terhadap keuangan perusahaan.

Sekarang anda bisa bayangkan (jika anda seorang manager) bagaimana keputusan-keputusan strategis anda sudah pasti, jelas, definitely, absolutely 101% damn sure berpengaruh terhadap keuangan perusahaan.

Okay, back to the topic…..

Sekali lagi, dengan category ini nanti, saya berharap (dan akan berusaha) bisa memberikan pemahaman, techniques, strategy dan tactic mengenai bagaimana memahami accounting & informasi keuangan, bagaimana mempergunakannya untuk dasar pengambilan keputusan agar bisa memberikan nilai tambah yang maksimal bagi perusahaan.


Adapun scoop pembahasan nanti akan saya kemas dengan struktur seperti di bawah ini :

[1]. Accounting dan Contex-nya terhadap Perusahaan

Di bagian ini, saya akan berikan pemahaman mengenai accounting, pengaruhnya terhadap, struktur business, shareholder, pengambilan keputusan, Managemenet accounting, Management Controll. Menginterpretasikan laporan keuangan, perspective-nya bagi pengambilan keputusan. Untuk bisa memahami itu semua, saya akan mencoba mengatur pembahasan secara berurut dan systematis melalui sub-sub pokok bahasan seperti dibawah ini:

a). Pengenalan Accounting Roles Bagi Manager
b). Accounting dan Hubungannya dengan shareholder serta struktur business
c). Pencatatan Transaksi Keuangan, dan Batasan Accounting
d.). Management Control, Management Accounting, dan Hubungannya dengan Ekonomi Perusahaan.
e). Interpretative, dan critical perspective dalam accounting dan Decision Making
f). Pembuatan Laporan Kauangan dan framework-nya accounting.


[2]. Mempergunakan Accounting & Financial Information untuk Pengambilan Keputusan (Decision Making), Planning dan Controlling.

Pada bagian inilah saya akan bahas bagaimana mempergunakan Accounting & Financial Information menjadi dasar pertimbangan dan alat pengambilan keputusan strategis. Technique, strategy dan tactic nya akan saya bahas satu persatu berurut kurang lebih seperti dibawah ini:

a). Menginterpretasikan Laporan Keuangan serta Theoritical Alternative-nya
b). Accounting Untuk Marketing Decision.
c). Accounting Untuk Operating Decision.
d). Accounting Untuk Human Resources Decision.
e). Accounting Untuk Accounting Decision.
f). Strategic Investment Decision.
g). Performance Evaluation untuk Unit-Unit Business.
h). Budgeting & Budgetary Control.

Saya rasa, itu lebih dari cukup.

Wait, sepertinya ada yang berpikir dan berbisik-bisik:

”Bagaimana dengan Perpajakan?”
”Bagimana dengan tutorial accounting yang biasanya?”
”Bagaimana dengan Export-Import?”
”Bagimana dengan Tools dan Spreadsheet?”

Tenang……Category baru ini (Accounting Untuk Manager) adalah category tambahan. Artinya, posting category ini akan berselang-seling dengan category category yang lain (Acccounting, Perpajakan dan Export Import).

Untuk tools dan spreadsheet, bahkan akan diperbanyak, ditambah ragamnya, akan lebih sering lagi (kalau bisa sekali dalam seminggu akan selalu ada tools, spreadsheet, e-book atau software, yang dibagi-bagikan).

Oh iya, saya juga akan mengundang rekan-rekan yang lain (baik junior maupun senior) untuk berkontribusi di sini dengan memberikan artikel, tips & tricks atau mungkin tools dan spreadsheet, untuk dibagi-bagi disini. Saya masih pikirkan bagaimana caranya dan format-nya.

Mengenai Member Profile, sudah hampir siap untuk di publish, dan masih ditunggu partisipasi rekan-rekan lain untuk berkirim profile.

Akhirnya saya berharap category baru ini (Accounting Untuk Managers) akan menjadi sumbangan yang bisa memberikan nilai tambah bagi siapapun yang membutuhkan atau tertarik untuk mendalaminya.

STANDARD COST, VARIANCE - Part 3 (Effisiensi)

Masih ada satu sub topic dari serie “Standard Cost, Variance & Effisiensi” yang belum saya bahas yaitu: mengalokasikan variance. Seperti kita ketahui bahwa tidak ada rekening (account) variance di dalam laporan keuangan, jadi dibawa kemanakah variance ini? Bagaimana jurnalnya?. Yet, standard cost dan analysis variance sangat erat kaitannya dengan effisiensi, justru disinilah pembahasan Standard Cost dan Analysis Variance yang sesungguhnya. Apakah menurunnya cost sudah berarti effisiensi? Kita akan bahas sebentar lagi.

Hanya untuk recall saja, jika saya summarize variances yang sudah terjadi dari topic sebelumnya (Standard Cost, Variance & Effisiensi dan Standard Cost, Variance – Part 2), ada 4 (empat) variances yang ditemukan, yaitu:

[Debit]. Raw Material Price Variance = 1,500,000
[Credit]. Raw Material Price Variance = Rp 750,000
[Debit]. Raw Material Usage Variance = Rp 187,500
[Debit]. Direct Labour Cost Variance = Rp 62,500

Dari keempat variance di atas, “Raw Material Price Variance” ada 2 (dua) debit dan kredit, bisa langsung di off-set-kan, sehingga tinggal 3 (tiga) variances saja, yitu:

[Debit]. Raw Material Price Variance = Rp 750,000
[Debit]. Raw Material Usage Variance = Rp 187,500
[Debit]. Direct Labour Cost Variance = Rp 62,500

Selanjutnya dibawa kemanakah variance tersebut?


Mengalokasikan Variance

Kita tahu pada laporan keuangan tidak mengenal rekening (account) “variance”, oleh sebab itu variance harus dialokasikan sebelum buku ditutup ke laba rugi dan neraca. Perlu diketahui, bahwa variance bukanlah rekening permanent, melainkan rekening sementara yang dijadikan salah satu instrument pengukur effisiensi semata-mata.

Bagaimanapun juga variance yang timbul adalah nyata dan harus diakui. Bagaimanapun juga pada akhirnya transaksi yang diakui dan dilaporkan adalah actual cost-nya (bukan standard cost-nya). Selisih antara actual cost dengan standard cost yang tadinya di post ke rekening variance masing-masing harus dikembalikan ke dalam cost-nya, sehingga nantinya cost yang di laporkan di dalam Profit & Lost Statament maupun Neraca adalah “sebesar actual cost-nya”.

Kapan variance dialokasikan ke cost?

Peng-alokasi-an dilakukan tentunya setelah semua variance di verifikasi, di analisa, disimpulkan dan didokumentasikan, selambat-lambatnya, sebelum proses tutup buku di laksanakan.

Kemana dan bagaimana mengalokasikan variance?

Variance pada raw material (either price variance or usage variance)

[-]. Jika pada saat pengalokasian variance ke cost-nya, barang jadi (inventory) sudah terjual seluruhnya, maka variance langsung di alokasikan ke Cost of Goods Sold (Material Usage), dengan jurnal (sesuai dengan contoh kasus):

[Debit]. Inventory Usage (COGS) = Rp 937,500
[Credit]. Raw Material Price Variance = Rp 750,000
[Credit]. Raw Material Usage Variance = Rp 187,500

[-]. Jika sebagian sudah terjual, sebagian belum, maka dilihat dahulu nilai variance-nya. Jika nilai variance-nya dianggap “immaterial”, maka bisa langsung dialokasikan ke COGS (Inventory usage) seperti jurnal di atas. Sedangkan jika nilai variance-nya dianggap ”material”, maka sebagian dialokasikan ke inventory, sebagian ke inventory usage (COGS) secara proportional (sesuai prosentase berapa terjual berapa yang masih berupa persediaan barang jadi), jurnalnya:

[Debit]. Inventory Usage (COGS) = Rp 900,000 (misal: sudah terjual)
[Debit]. Inventory = 37,500 (misal: belum terjual)
[Credit]. Raw Material Price Variance = Rp 750,000
[Credit]. Raw Material Usage Variance = Rp 187,500

Variance pada Direct Labor Cost

Langsung dialokasikan ke cost asalnya (Direct Labor Cost) dengan jurnal:

[Debit]. Direct Labour Cost (COGS) = Rp 62,500
[Credit]. Direct Labour Cost Variance = Rp 62,500

Variance pada Overhead Cost

Walaupun pada contoh kasus ini tidak ada variance, pada kenyataannya, tidak menutup kemungkinan variance bisa terjadi juga pada overhead cost, jika memang terjadi maka dialokasikan dengan jurnal:

[Debit]. Overhead Cost (COGS)
[Credit]. Overhead Cost Variance

Catatan: dengan jurnal di atas, maka rekening sementara variance sudah nol (terhapus), variance sudah dialokasikan ke cost aslinya dan cost yang diakui telah sama dengan actual costnya.

“Kalau toh akhirnya dikembalikan ke actual cost-nya, buat apa mencari variance dan buat apa menerapkan standard cost?”.

Tujuan utama penerapan standard cost adalah semata-mata untuk mengukur dan menjaga effisiensi. Kita lanjutkan ke variance dan effisiensi, disana kita bahas lebih mendalam lagi.


Variance dan Effisiensi

Saya tambahkan sub pokok bahasan ini dengan harapan: mudah-mudahan bisa mengasah “awareness instinct (=kewaspadaan naluriah?)” akan potensi in-effisiensi dan bentuk-bentuk kebocoran yang bisa terjadi.

Ini penting bagi rekan-rekan di accounting dan keuangan, khususnya bagi mereka-mereka yang tidak merasa cukup puas dengan hanya menjadi clerk atau bookkeeper saja. So, untuk rekan-rekan yang hanya sekedar ingin tahu perlakuan dan jurnalnya saja, anda tidak perlu membaca (mengikuti) penjelasan saya lebih lanjut lagi, don’t waste your time.

Tapi bagi yang suka berpikir, ingin belajar lebih mendalam, ingin mengerti managerial-nya, saya encourage untuk mengikuti (membacanya) hingga akhir. You are not going to waste your time, you are eventually about to learn a more insightful of accounting cost, it will be well worth it.

Kembali ke basic-nya, variance cost (selisih pada cost), entah itu atas raw material, direct labor maupun overhead cost, jika variance yang timbul:

[-]. Bersaldo debit
Berarti actual cost-nya lebih tinggi dibandingkan standard cost, jika ini yang terjadi, artinya perusahaan beroperasi di atas budget yang sudah ditetapkan. Apakah ini sudah pasti kebocoran/inefficiency?, belum tentu, tetapi sudah pasti ada yang tidak beres.

[-]. Bersaldo Credit
Berarti actual cost-nya lebih rendah dibandingkan standard cost, yang artinya perusahaan beroperasi dibawah budget yang telah di tetapkan. Apakah ini sudah berarti effiseinsi?, belum tentu juga.

Variance manapun yang timbul, masih memerlukan follow-up (=tindak lanjut?) dari pihak manajemen. Yang bertugas untuk melakukan verifikasi dan analisa tentunya mereka (dia) yang bertanggung jawab mengelola keuangan perusahaan, mereka (dia) yang diharapkan menjadi pengaman asset perusahaan. Pada perusahaan kecil dan menengah di Indonesia, tugas ini biasanya ditangani langsung oleh direktur, sedangkan pada perusahaan yang sudah bersekala corporation (besar) biasanya ditangani oleh Controller (Financial Controller) dan atau Chief Financial Officer (CFO).

Itulah sebabnya mengapa rekan-rekan di accounting dan keuangan (jika memang ingin mengembangkan career ke level yang lebih tinggi lagi) sebaiknya mulai pelan-pelan memahami: flow (alur), mobilty (perpindahan dan pergerakan) fisik barang sekaligus transaksinya secara terintegrasi, minimal (sekali lagi saya underline “minimal”).


Catatan: (Permakluman)

Banyak cara dan tempat untuk belajar. Tentu blog ini bukanlah sesuatu yang layak untuk dijadikan tempat belajar. Blog ini awalnya ingin saya jadikan sebagai wadah bagi diri saya untuk ber-ekspresi, ber-idealisme, sekaligus untuk tempat mengasah diri saya pribadi, untuk mengingat-ingat kembali apa yang telah saya kerjakan. Jikapun ada diantara rekan-rekan pengunjung menganggap blog ini sebagai alternative sarana belajar, bertukar pikiran, dan berbagi, dan lain sebagainya, saya berterimakasih dan bersukur. Amin!. Atas dasar pemikiran itulah saya merasa perlu membenahi-nya, agar bisa memberikan sumbangan yang lebih banyak dan lebih baik lagi. Dan untuk maksud tersebut, saya sadar itu butuh waktu, saya harus belajar lebih banyak hal lagi. Sekalilagi terimakasih untuk support-nya.


Kembali ke topic……

Jika memiliki product knowledge yang kuat, mengetahui tehnis pelaksanaan mulai dari research & development, marketing, purchasing, production, quality management, packaging, inventory management, sales sampai ke shipping, ditambah dengan accounting, keuangan dan perpajakan, maka fungsi pengendalian (controlling) akan bisa dilaksanakan dengan sangat baik. Karena kunci dari fungsi pengendalian adalah memahami dan menguasai “the whole picture” secara terintegarsi, bukan sebagian-sebagian atau sepenggal-sepenggal, apalagi cuma setengah-setengah.

Mengapa perlu?

[-]. Karena tanpa menguasai flow dan mobilitas (pergerakan/perpindahan) fisik barang dari satu bagian ke bagian yang lain, dari satu section ke section yang lain, dari satu workstation ke workstation yang lain, dari hulu hingga ke hilir dan balik ke hulu lagi, maka mustahil untuk bisa meng-interpretasi-kan transaksi ke dalam pencatatan dan pelaporan dengan benar dan akurat.

[-]. Karena tanpa product knowledge dan tehnis process di semua bagian, section, dan workstation, mustahil untuk bisa melakukan verifikasi dan analisa yang benar dan akurat juga.

Contoh (sebagai ilustrasi saja):

Ada variance bersaldo negative (note: untuk yang bersaldo positif rasanya saya tidak perlu jelaskan lagi, sudah banyak saya bicarakan), artinya actual cost lebih rendah dibandingkan standard cost-nya. Apakah itu sudah berarti effisien? Masih perlu kajian dan analisa lebih jauh lagi dibandingkan sekedar angka variance. Perlu mengetahui formula-formula dibawah ini:

[-]. Secara alamiah, efficiency sering berbanding terbalik dengan quality of product.
[-]. Naturally, speed (total hour dibagi oleh total quantity atau volume) sering berbanding terbalik dengan quality.

Artinya apa?, jika menemukan variance negative (actual cost lebih kecil dari standard cost) maka anda sudah harus melakukan:

[-]. Verifikasi antara angka-angka di buku dengan bukti transaksi dan physical count.

Question: Bagaimana bisa melakukan itu jika tidak menguasai alur fisik barang dan alur transaksi secara terintegrasi?

Okay, let’s say sudah diverifikasi dengan benar, memang matching and it’s confirmed, memang benar ada negative variance, apakah itu sudah cukup? Not yet….

[-]. Itu merupakan another alarm bell atau red alert atau sinyal bahaya lainnya pada “quality of product”, anda sudah harus cepat-cepat periksa quality barang yang dihasilkan, tentu saja tanpa meng-intervensi kerja bagian quality control, anda hanya perlu melakukan verifikasi dan analisa, bagian keuangan berhak untuk melakukan itu, tentunya disesuaikan dengan level dan authority-nya.

Question: Bagaimana bisa melakukan itu jika tidak menguasai quality management and its standard?. Mustahil bukan?

Kembali ke masalah quality dan effisiensi. Ini formula selanjutnya yang perlu diketahui (di ingat baik-baik):

[-]. Quality berbanding lurus dengan sales (both in volume & value). Semakin menurun qualitas, most probably sales akan turun juga.
[-]. Sales sudah pasti (saya yakin anda sudah tahu) berbanding lurus terhadap revenue.
[-]. Revenue berbanding lurus terhadap PROF!T.

So, you are questioning me “bagaimana jika produksi berdasarkan pesanan?, toh barang sudah dipesan”.

Tahukah anda bahwa, purchase order tidak berarti orang tidak boleh mengembalikan barang, jika poor in quality pasti barang dikembalikan, jika quality “agak” rendah, mungkin barang tetap diterima tetapi dengan discount.

Okay, let’s say, somehow, quality rendah, tetapi barang diterima dan tanpa discount. Does that sound perfect?. Belum tentu, sangat mungkin back-order atau repeat order-nya akan dikurangi, atau bahkan tidak ada repeat order lagi. Jika new customer, hampir bisa dipastikan tidak akan pernah kembali lagi, artinya conversion menurun (kesempatan untuk meng-convert new customer menjadi regular customer hilang). See, we just through the “next cash” out of the window.

“Tapi, itu kan nanti, yang jelas untuk periode ini perusahaan untung”. A-a, perlu diketahui, kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan untuk periode yang akan datang adalah bentuk lain dari cost. Namanya “Opportunity Cost”.

“apakah opportunity cost dilaporkan di dalam laporan keuangan?”. Memang, tidak dilaporkan, tetapi akan muncul nanti pada laporan yang akan datang dalam wujud "pertumbuhan revenue yang menurun".

Misalnya:

Dua periode sebelumnya memperoleh revenue Rp 1,000,000 dan periode yang lalu memperoleh revenue Rp 1,500,000, dan periode berjalan memperoleh revenue Rp 2,250,000. Artinya rata-rata pertumbuhan revenue adalah 150%. Dengan rata-rata 150% seharusnya revenue di periode berikutnya seharusnya Rp 3,375,000, tetapi karena menurunnya quality, beberapa customer yang menerima poor quality product tidak melakukan pesanan lagi, sehingga angka Rp 3,375,000 kemungkinan besar tidak akan tercapai. In worst case, sangat mungkin revenue malah turun ke angka dibawah Rp 2,250,000.


Contoh lain: (kasus yang berbeda)

Terjadi variance bersaldo negative pada Direct Labour Cost, artinya upah buruh yang dibayarkan lebih rendah dibandingkan standard cost, apakah sudah berarti effisiensi? Belum tentu juga.

Pada Direct Labor Cost (upah buruh) berlaku formula:

[-]. "Direct Labor Cost" berbanding lurus terhadap “descent work(=tingkat kepuasan kerja?)”.
[-]. "Descent work" berbanding lurus terhadap "employee loyalty"

[-]. "Employee loyalty" berbanding lurus terhadap "productivity"
[-]. "Productivity" berbanding lurus terhadap "Revenue"

[-]. "Descent work" berbanding terbalik terhadap "Employee turnover (arus keluar masuk karyawan)".
[-]. "Employee Turnover" berbanding lurus dengan "Recruitment & Training Expense"

Menurunnya upah buruh sangat mungkin mengakibatkan menurunnya tingkat kepuasan kerja buruh, dan menurunnya tingkat kepuasan kerja buruh secara alamiah akan menurunkan productivity, productivity berpengaruh terhadap revenue. Tingkat kepuasan kerja yang menurun juga mengakibatkan employee turnover yang tinggi, employee turnover yang tinggi akan mengakibatkan recruitment dan training expense meningkat. Look, that’s another big potential cost.

Failure dalam menentukan “employee retention policy (=kebijakan dalam pemberian kompensasi, incentive dan kesempatan berkembang)” could directly impact productivity and employee turnover.

Catatan: Approach yang sesuai terhadap "Kebijakan Ketenaga Kerjaan", "Human Resource Management" adalah salah satu kunci kesuksesan aktifitas pengendalian. Dan, rasanya akan menjadi sesuatu yang berat jika kedua hal tersebut tidak dikeuasai dengan baik.

Kesimpulan

“Dari awal pembahasan hingga sekarang sepertinya in-efficient salah, efficient juga salah, yang benar yang mana?, mana yang lebih penting; efficient atau quality?, Direct Labor Cost efficiency atau Descent Work?”

Kondisi ideal yang diharapkan tentu: Qualitas product terbaik pada tingat effisiensi yang tinggi juga, descent work tertinggi pada tingkat effisiensi direct labor cost yang tinggi juga. Goal setting yang tinggi adalah postif, tapi perlu realistis in the same time.

Dengan melakukan trend analysis dari satu period ke period yang lain, membandingkan unsur-unsur: variance Vs quality, variance Vs productivity, variance Vs employee turnover yang pada akhirnya membandingkan revenue Vs cost/expense secara berkesinambungan, akan dapat menentukan “Match Point (titik temu)” dan “Elasticity” antara unsur-unsur yang di bandingkan.

Yang dimaksudkan dengan match point di sini adalah:

“titik” dimana:

[-]. Effisiensi Vs Quality, mengahasilkan profit tertinggi
[-]. Effisiensi Vs Productivity, menghasilan profit tertinggi
[-]. Effisiensi Vs Employee Turnover, menghasilkan profit tertinggi

Match point tersebutlah nantinya akan dijadikan acuan standard cost berikutnya, standard untuk mentukan kebijakan-kebijakan perusahaan di semua department diperiode berikutnya. Dengan usaha yang terus menerus, dari period ke periode berikutnya yang semakin ditingkatkan, suatu saat kondisi ideal yang diharapkan tentunya bisa diwujudkan.

Last question:

“Kalau toh pada akhirnya untuk mencari tingkat profitability maximum, bukankah cukup hanya dengan menganlisis laporan laba rugi saja?, toh sudah bisa dibandingkan antara revenue dengan cost, antara sales dengan gross margin, antara sales dengan profit margin, dan sebagainya?”

Pszz…..wrong conclusion.

Semua analisa perbandingan tadi adalah dengan asumsi, “NO ERROR (Zero Error)”, hanya masalah mencari titik temu saja. Pada kenyataannya, error sering terjadi, kesalahan bisa timbul dimana saja, entah karena kurangnya ketrampilan pegawai/buruh, atau adanya pegawai/buruh yang bekerja diluar system yang telah ditentukan.

Salah satu fungsi pengendalian adalah menangkap sinyal error sejak dini, sehingga bisa mencegahnya (tidak membiarkan-nya terjadi). Menganalisa dan menyimpulkan apa yang telah terjadi saja bukanlah tindakan yang smart (jika tidak mau disebut bodoh). Jika pintar, maka harus bisa meng-identifikasi dan mencegahnya, jikapun tidak bisa dicegah, maka error yang timbul harus dicari akar masalahnya, lalu shutdown right on the spot (tepat d ititik dimana terjadi-nya error), jangan sampai meluas atau menjalar, dan tidak akan terjadi lagi. Itu baru smart.

Jika diperusahaan anda menggunakan STANDARD COST, artinya akan ada VARIANCE, artinya perusahaan sangat care terhadap effisiensi. Semua itu membutuhkan kerja keras dan commitment yang sungguh-sungguh dari semua element di perusahaan. Jika belum, mungkin ingin mencoba menerapkan standard cost?

STANDARD COST, VARIANCE & EFFISIENSI

Sampai saat ini STANDARD COST masih banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan manufaktur. Untuk perusahaan-perusahaan kecil (small business) di Indonesia standard cost jarang diterapkan, tetapi itu bisa dimengerti karena terbatasnya sources tenaga kerja accounting yang benar-benar bisa menguasai cost accounting, utamanya standard cost. Mengapa standard cost banyak diterapkan?, apa itu VARIANCE?, apa hubungannya dengan EFFISIENSI? lebih penting lagi bagaimana memperlakukan variance?, apa artinya?

Karena luasnya scoop pembahasan, saya tidak akan panjang lebar membahas theories maupun kajian-kajiannya, melainkan akan lebih berfocus kepada tata cara, perlakuan, dan aktifitas pengendaliannya. Tentu saja didahului oleh pemahaman logika-nya, agar tetap mudah untuk dipahami dan diterapkan.

Mudah-mudahan dengan artikel ini, cost accounting bisa lebih dipahami lagi, dannnn…. Rekan-rekan di accounting tidak hanya sekedar bisa menjurnal dan membuat laporan saja, melainkan juga bisa mengukur effisiensi cost yang timbul di produksi.

Setelah bisa menilai effisiensi tentunya diharapkan bisa memberikan solusi (jalan keluar) dan menjadi:

[-]. Penyedia alat ukur yang effektif (effective tools provider)
[-]. Penagkap sinyal keborosan (effective lost detector)
[-]. Pencegah kebocoran/pemborosan yang efektif (effective lost preventer)
[-]. Pemecah masalah (trouble shooter NOT trouble maker)

Yang pada akhirnya bisa:

[-]. Menjadi asset sumberdaya manusia yang bisa memberikan kontribusi yang tinggi bagi perusahaan (dimanapun bekerja),
[-]. Menjadi pribadi yang merupakan bagian dari jawaban (bukan bagian dari masalah)
[-]. Menjadi pribadi-pribadi yang professional dan dapat dihandalkan tentunya.

“Wah....hyperbola”. Tentu saja tidak. Tidak ada hal yang tak mungkin jika dilakukan dengan kesungguhan hati.


Sekilas Mengenai Standard Cost & Variance

[Q] = Question (pertanyaan)
[A] = Answer (jawaban)

[Q]. Apa itu “Standard Cost”?
[A]. Standard Cost adalah Cost yang diharapkan akan terjadi (expected cost), yang ditetapkan (dipatok) oleh perusahaan.

[Q]. Di dalam perusahaan, dimana standard cost diterapkan?
[A]. Pada: Bahan Baku (Raw Material), Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor Cost) dan Overhead Cost.

[Q]. Mengapa Standard Cost diterapkan?
[A]. Untuk mengukur effisiensi.

[Q]. Bagiaman menerapkannya?
[A]. "Standard Cost" dibandingkan dengan “Actual Cost”

[Q]. Apa itu actual cost?
[A]. Kenyataan cost yang timbul

[Q]. Setelah dibandingkan?
[A]. Bisa jadi timbul perbedaan

[Q]. Lalu?
[A]. Perbadaan itulah yang disebut “Variance” (bahasa penjajah)

[Q]. Ok ada perbedaan (variance lah, apalah), so what gitu loch?
[A]. Jika ada variance itu pertanda ada sesuatu (allert).

[Q]. Wuihhh… masalah ya?… toloooooong…!!! by the way, masalah apa ya?
[A]. Ada sesuatu :P

[Q]. Haaah….., Sesuatu??... sesuatu apaan?!!

Sesuatunya itu, kita bahas sambil jalan, okay? :-), dari Question & Answer tadi, saya berharap anda sudah mendapat gambaran dasar, apa itu standard cost, apa itu variance. Jika belum, saya yakin itu akan menjadi lebih jelas lagi setelah melihat contoh penerapannya nanti.


Penerapan – Perlakuan: Standard Cost & Variance

Standard cost adalah cost yang ditentukan terlebih dahulu oleh manajemen perusahaan, yang dalam hal ini biasanya oleh Financial Controller (jika ada) atau oleh General Manager (jika ada) atau oleh Direktur, atas dasar data-data yang disediakan oleh bagian accounting dan keuangan, yang sudah dirangkum menjadi Budget tahun tertentu.

Pada pelaksanaanya biasanya akan muncul perbedaan-perbedaan, perbedaan itulah yang disebut dengan “Variance” (untuk selanjutnya kita akan selalu sebut dengan “variance” saja). Variance bisa terjadi pada bagian manapun, akan tetapi kaitannya dengan standard cost, cost yang di-standard-kan hanya berada pada cost yang terkait langsung dengan produksi saja, yaitu : Raw Material, Direct Labor dan Overhead. Sehingga, variance bisa terjadi di antara ketiga jenis cost tersebut. Jenis variance pun bisa berupa price variance, atau quantity variance, atau hour variance.

Contoh:

PT. Royal Bali Cemerlang, perusahaan manufactur di Tangerang yang khusus memproduksi “dasi(ties)” (mungkin dasi yang sedang anda pakai juga hasil produksi dari PT. Royal Bali Cemerlang?, kidding…..:-) ). Manajemen menginginkan agar perusahaan (bagian produksi khsusunya) disiplin dalam menjalankan budget yang telah ditentukan pada tanggal 01 January 2008, dan tidak melakukan pemborosan. Oleh sebab itu, perusahaan menentukan standard cost untuk product dasi (tie) yang dibuat sebagai berikut:

Catatan : yang diatas sekaligus sebagai contoh tabel standard cost (untuk diketahui)


Standard Cost & Variance pada Raw Material

Pada tanggal 25 April, diterima kain sebanyak 1000 meters dari toko kain, pada faktur yang diterima beserta kain, diperoleh data sebagai berikut:

Kain, Qty = 1500 meters, Unit Price Rp 26,000/meter, Total Amount Rp 39,000,000

Jika dibandingkan dengan standard cost tabel di atas, maka dapat kita temukan perbedaannya, yaitu di unit price-nya, pada standard cost Rp 25,000/mtr, sedangkan kenyataannya (actual cost di faktur) Rp 26,000, sehingga ada “variance” pada harga kain sebesar Rp 1,000/meter, dan total variance = Rp 1,500,000

Maka dicatat dengan jurnal:

[Debit]. Raw Material = Rp 37,500,000
[Debit]. Raw Material Price Variance = 1,500,000
[Credit]. Account Payable = 39,000,000

Catatan: Raw Material yang dibeli tetap dicatat menggunakan “Standard Cost”, sehingga nilai persediaan raw material akan meningkat sebesar Rp 37,500,000 saja (sesuai standard Cost), meskipun tentu saja hutang tetap diakui sesuai dengan “Actual Cost”, sedangkan perbedaan pada harga raw material diakui sebagai variance yang disebut dengan “Raw Material Price Variance”.

Tanggal 28 April 2008, datang pengiriman kain yang ke-2, dengan faktur sebagai berikut: Qty 1500 meters, Unit Price Rp 24,500/meter. Jika dibandingkan maka dapat kita temukan adanya perbedaan lagi, tetapi kali ini harganya lebih rendah Rp 500/meter dibandingkan standard cost.

Dicatat dengan jurnal:

[Debit]. Raw Material = Rp 37,500,000
[Credit]. Account Payable = Rp 36,750,000
[Credit]. Raw Material Price Variance = Rp 750,000


Nantinya di akhir bulan (pada penutupan bulan April 2008), buku besar akan nampak sebagai berikut:

Buku Besar Raw Material :
25 April 2008, Debit = Rp 37,500,000
28 April 2008, Debit = Rp 37,500,000
----------------------------------------------
* Saldo, Debit = Rp 75,000,000
(Catatan: sesuai dengan standard cost = 3000 pcs x 25,000 = 75,000,000)

Buku Besar Account Payable:
25 April 2008, Credit = Rp 39,000,000
28 April 2008, Credit = Rp 36,750,000
----------------------------------------------
* Saldo, Debit = Rp 75,750,000

Raw Material Price Variance:
25 April 2008, Debit = Rp 1,500,000
28 April 2008, Credit = Rp 750,000
----------------------------------------------
* Saldo, Debit = 750,000

Kesimpulan: Total Raw Material Variance, Debit= Rp 750,000

Apa artinya?

Artinya sejauh ini, Actual Raw Material Cost Rp 750,000 lebih tinggi dibandingkan Standard Cost, artinya cost yang ditanggung oleh perusahaan Rp 750,000 lebih tinggi dibandingkan cost yang diharapkan (expected cost), karena actual cost lebih tinggi dibandingkan standard cost, artinya sampai sejauh ini (per 31 april 2008 nanti) laba yang akan diterima oleh perusahaan nantinya akan lebih rendah Rp 750,000 dibandingkan dengan laba yang direncanakan, tentu itu pertanda buruk!,

Jika accounting bisa melaksanakan fungsinya: menganalisa bukti transaksi, melakukan validasi, mencatat dengan akurat, memperlakukan transaksi dengan benar, melakukan analisa dan pelaporan dengan benar dan TEPAT WAKTU, masalah seperti ini harus langsung diketahui dan diantisipasi begitu data masuk ke accounting (saat faktur penerimaan kain dan nota pembelian diterima).

Berupa apakah antisipasinya?

Antisipasinya: Melakukan verifikasi ke bagian pembelian (purchasing), mengapa ada perbedaan harga?.

Jika bagian purchasing tidak melakukan reaksi yang positif, apa artinya?, ada sesuatu!, jika menunjukkan reaksi yang positif (melakukan verifikasi langsung ke supplier, meminta nego harga ke harga yang dahulu, dsb), itu pertanda positif.

Apa yang harus dilakukan pihak accounting?: meminta approval/validasi kepada financial controller atas transaksi tersebut.

Financial Controller: memberi tanda bintang kepada accounting atas ke akuratan dan ketepatan reaksi yang ditunjukkan, dan memberi tanda Tanya “?” untuk bagian purchasing. Diberi tanda Tanya, artinya masuk dalam daftar pengawasan.

Okay, anyway sudah terjadi, bagian purchasing masih melakukan langkah antisipasi, Financial Controller tetap mengawasi bagian purchasing. Sementara di accounting, apa yang harus dilakukan atas variance yang timbul?, bagaimana mencatat dan memperlakukan variances berikutnya PADA : DIRECT LABOR COST maupun PADA: OVERHEAD COST ?. Bagimana pengaruhnya terhadap Harga Pokok Produksi dan Harga Pokok Penjualan?

Standard Cost dan Variance masih akan berlanjut, akan tetapi akan dilanjutkan di Standard Cost & Variance – Part 2.

PENGENDALIAN (AUDIT KINERJA: ACCOUNTING SUPPORT CENTER?)

Benarkah ACCOUNTING & FINANCE Department hanya sebuah SUPPORT CENTER (service center) dan COST CENTER?. Salah satu fungsi data keuangan adalah sebagai sumber data analysis dan pengendalian keuangan serta kinerja. Jika tahu bagaimana cara membuatnya berfungsi maksimal, sesungguhnya data keuangan memang pantas untuk menjadi top priority dalam keseharian kerja kita di accounting & finance. How?

DO WE “REALLY” KNOW HOW TO UTILIZE’em to a maximum level?

Atau (bahasa politic yang popular):

Apakah kita tahu bagaimana “memberdayakan” fungsi accounting dan keuangan sampai ke tingkat yang maksimal?

Dengan mengetahui arti penting dan tahu cara mem-fungsi-kan data-data yang begitu di-confidential-kan oleh perusahaan manapun, kita akan tahu bagaimana mengumpulkan (collecting), mengakui (recognizing), mengklasifikasikan (classifying), melaporkan (summarizing & reporting) dan……jangan lupa menganalisa (analyzing) & pengendalian (controlling) dengan lebih baik, dan menjadikan data-data accounting menjadi sumber informasi yang paling akurat, dapat di handalkan, menjadi cost-cutter leader, dan….

Dan ujung dari itu semua, akan membuat accounting/finance dept:

[-]. Menjadi salah satu department yang paling disegani (if not scaring).

[-]. Tidak lagi menjadi bahan cibiran bahwa Accounting/Finance Dept tak lebih dari sebuah “Support Center” dan “Cost Center”.

[-]. Tidak lagi hanya dibaik-baikin kalau mereka (read:pegawai lain) akan minta cash advance (=cash bon?).

[-]. Tidak lagi dianggap departemen yang hanya (excuse my french) “makan gaji buta” karena setiap hari kerjanya hanya di belakang computer memindahkan mouse pointer dari ujung screen atas kebawah - keatas lagi - kebawah lagi dari jam 9 am sampai jam 5 pm.

[-]. Tidak lagi menjadi prioritas terakhir dalam rencana kenaikan gaji pegawai.


So you wanna questioning me “How?”

Kunci dari semua itu adalah bagaimana kita dapat mengubah image “accounting—hanyalah—support-cost center” menjadi “Accounting—sebagai—Lead Center”. Information center that other department can’t life without, sumber data yang membuat department lain bahkan the whole organization tidak bisa bekerja tanpa accounting & finance dept.

That sounds daunting eh?, or too good to be true?, but lets talk about this a bit more and go to the details later.

Sebelum saya lanjut ke bagian “what?”, “why?”, dan “How?” –nya, saya akan bercerita sedikit mengenai pengalaman pribadi saya terkait dengan topic ini.

I don’t mean to insult anybody (party) for whatsoever. Tidak bermaksud menyinggung, no, tolong jangan di salah artikan. Samasekali di luar context itu. Ini adalah topic ilmiah, dan saya hanya ingin berbagi pengalaman, sharing opini, yang sukur-sukur kalau bisa menambah wawasan berpikir, membesarkan hati, memberi semangat, atau memberi inspirasi? Amin!

Suatu sore-petang, few years ago (kalau tidak salah di awal tahun 2003-an), selepas jam kantor ada acara makan bersama, termasuk semua manager dan assistant dari bagian lain tentunya.

Selesai makan, tentu masih ada sisa waktu santai untuk berbincang-bincang sambil menghabiskan minuman, Hingga kami terlibat obrolan seru (yang bagi saya adalah mengasik-kan) karena topic-nya tergolong ilmiah.

Berikut adalah obrolan kami waktu itu. Pembicara saya singkat menjadi intial huruf dari sebuah jabatan (karena saya belum minta ijin beliau-beliau untuk memuat namanya di sini).

MM = Marketing Manager
PM = Production Manager
WSM = Warehousing & Shipping Manager
HRM = HRD Manager
RDM = Research & Development Manager

FC = Financial Controller

(Yang terlibat obrolan waktu itu hanya: HRM, PM, WSM & MM dan FC, sedangkan RDM sudah pamit pulang duluan, obrolan dimulai oleh HRM….)

[HRM]: Pak FC, thanks sudah men-treat kita-kita, sekaligus congratulation untuk gaji pertamanya, semoga betah bergabung dengan kita-kita.

[FC]: You’re welcomed, thanks for supporting.

[PM]: Dan mudah-mudahan ini bukan gaji pertama sekaligus gaji terakhir ya pak…:P

(Sulit ditangkap apa maksudnya, tapi “a weird statement indeed”, sambutan yang hangat saya pikir :-) ).

[FC]: Wah kenapa begitu?, maksudnya bagaimana?

[PM]: Begini pak FC, Accounting Manager yang dahulu, hanya bertahan 1 bulan, nah saya berharap accounting manager yang sekarang lebih baik dari itu.

[FC]: Mengapa bisa begitu?

[PM]: Mungkin beliau (Accounting manager yang dahulu) menyadari posisinya?

(Lagi-lagi statement pak PM sulit untuk dipahami)

[FC]: menyadari posisinya?, maksudnya?

[PM]: Yah…. bagian keuangan (Accounting/Finance), kan hanya support center yang cenderung ke cost center lah ya….

(Wah mulai hangat suasananya. Tetapi menarik, topic beralih ke “Performance Audit”, salah satu topic favourite saya).

[FC]: I see…… so….?

[PM]: Nah kalau kita-kita kan targetnya jelas, prestasi jelas bisa diukur

[FC]: I see… wah bagaimana tuh cara mengukurnya?

[PM]: Makin banyak volume produksi, makin berprestasi…

[FC]: Quality?

[PM]: Kalau masalah quality, mengacu ke AQL saja

(AQL= Accepted Quality Level, nama standarisasi untuk mutu product, dimana jumlah barang tidak lolos Quality Control tidak boleh melebihi percentage tertentu yang telah ditentukan oleh Quality Assurance Association).

[FC]. Kalau PLT? how good do you improve that?

(PLT = Production Lead Time = Lamanya waktu penyelesaian pesanan)

[PM]: zzzz….. (mengisap rokok tanpa menjawab)

[FC]: Kalau MM, bagaimana mengukur prestasi Marketing Dept?

[MM]: Kami Revenue Center, ya jelas dari SUM OF SALES lah

(Sum Of Sales = Total Penjualan dalam USD/IDR)

[FC]: Customer Satisfaction?, Conversion Rate? Rasio antara new order dengan repeat order? Bagaimana?

(Conversion Rate dalam marketing = rasio calon pelanggan dan pelanggan musiman yang bisa di-convert/diubah menjadi pelanggan tetap)

[MM]: :-) (Cuma nyengir)

[FC]: Kalau HRM & WSM bagaimana mengukurnya?

[HRM]: ;-) (Cuma nyengir)

[WSM]: Kalau saya sih, makin banyak barang yang bisa selesai di-packing dan di berangkatkan makin bagus.

[FC]: Fungi? Moulding? Ground handling?, L/C discrepancies? custom clearance?

(Sepi sesaat…….sampai ketika….ini bagian yang penting diperhatikan)

[PM]: Kalau FC gimana caranya mengukur prestasi bagian keuangan?, bukannya nanti ujung-ujungnya toh mengeluarkan uang, dan tidak mungkin menghasilkan uang, bukan?

(wah lumayan pedas…)

[FC]: Mengukur prestasi bagian keuangan… sebagai support center yang cenderung cost center……(dengan nada menyindir) makin sering saya dan anak-anak accounting/keuangan menemukan anda-anda itu melakukan fraudulence (korupsi dan penyelwengan) atau melakukan aktivitas yang tidak effisien dan merugikan, ya makin berpretasi.

[PM]: pak FC bercanda, yang pegang uang kan anda, bukan saya, bagaimana saya bisa korupsi?

[FC]: pak, corruption & fraudulence itu bentuknya bisa macam-macam, korupsi waktu, menggunakan fasilitas kantor untuk kepentingan pribadi, insider trading (perusahaan dalam perusahaan), me-redirect customer keluar rantai penjualan kita, data theft, information theft, supplier brabe, dan 1001 bentuk lainnya.

[PM]: Apakah itu suatu prestasi?, apakah itu menghasilkan pendapatan?

[FC]: Yang dibutuhkan oleh perusahaan bukan pendapatan, bukan jumlah (volume) produksi, bukan juga penjualan (sales), bukan jumlah container yang bisa di shipped-out. Yang dibutuhkan perusahaan adalah “PROFIT”, “VALUE ADDED”.

[MM]: Hubungannya dengan korupsi, penyelewengan & effisiensi?

[FC]: Profit & value added tidak hanya bisa diperoleh dengan meningkatkan volume produksi dan nilai penjualan, tetapi juga bisa diperoleh dengan menekan cost, meningkatkan effisiensi, mencegah kebocoran. Tanpa itu, semua product yang dihasilkan maupun dijual adalah kesia-siaan.

[PM]: Tetapi waktu kita kuliah, rasanya yang menjadi tolak ukur prestasi production dept hanya jumlah (volume) product yang dihasilkan, makin banyak makin bagus. Apakah pak FC sudah lupa itu?

[FC]: Benar sekali, tetapi approach seperti itu berlaku dahulu waktu industry dan usaha masih “Product oriented” dimana sources (sumber daya) masih melimpah, rasio supply-demand masih kecil, jumlah permintaan masih lebih besar dibandingkan jumlah product yang tersedia dan competition masih sangat rendah. Tetapi di masa sekarang ini, di era kompetisi yang begini ketat, dan sources yang semakin berkurang, usaha sudah harus “Market Oriented & Profit oriented”.


Nah sampai di sini saya penggal bentuk percakapannya. Berangkat dari mini serie derama tadi, kita akan ulas dan bahas “How to broaden and maximize the accounting/finance function” atau bahasa politic kita di Indonesia “Bagaimana memberdayaken bagian accounting & keuangan”, yang sebenarnya juga saya intisarikan dari penjelasan panjang lebar saya terhadap colleagues saya waktu itu.

Maximizing (baca:memberdayakan) fungsi accounting dan keuangan kuncinya adalah MELIHAT GAMBARAN OPERASIONAL PERUSAHAAN SECARA KESELURUHAN, see the big picture, the whole process, dari awal siklus hingga akhir dan kembali ke awal lagi. Dari gambar besar, baru kita masuk ke bagian-bagian kecilnya yang lebih detail.

Misalnya:

[-]. Untuk perusahaan jasa : dimulai dari kegiatan perancangan dan perencanaan penjualan jasa, marketingnya, proses pembuatan contract jasa, proses penyerahan jasa beserta follow-up-nya, proses pembayaran beserta follow-up-nya, hingga client meminta jasa kembali untuk yang kedua kalinya, kontrak baru ditandatangani dan seterusnya.

[-]. Untuk perusahaan dagang: dimulai dari kegiatan promosi, pemesanan barang ke vendor (supplier), menerima pesanan barang, hingga barang diserahkan….dan seterusnya sampai proses promosi kembali.

[-]. Untuk perusahaan manufaktur (industry): mulai dari proses research & development (penelitian dan rancang—bangun), promosi dan marketing, proses penjualan, perencanaan produksi, proses produksi, barang di serahkan (dikirimkan), proses pembayaran (penagihan), repeat order (back order), hingga proses research development kembali.

Dengan memahami keseluruhan proses operasional dari awal hingga ke awal lagi, akan membuat kita lebih waspada dan peka (aware) terhadap semua aktifitas operasional perusahaan.

Dan pemahaman alur operasional perusahaan diintegrasikankan (integrating) dan disinergikan (combining), dan laverage dengan:

[-]. Aktifitas pengendalian

direalisasikan dengan;

[-]. Audit keuangan dan audit kinerja

adalah kunci dari pemberdayaan accounting/finance department. Kedua hal tersebut menurut saya adalah pilar untuk dapat memberdayakan accounting/finance department, yang artinya; accounting/finance dept hanya bisa disegani dan dihargai dengan semestinya apabila dapat melaksanakan “minimal” kedua fungsi tersebut secara maksimal.


Pengendalian (Controlling) - Sekilas

Membandingkan antara apa yang dipahami dalam proses operasional dengan realisasi transaksi mungkin akan membuat kita terkejut dan terkaget-kaget, menemukan banyaknya perbedaan, penyimpangan dan keanehan yang terjadi. Berangkat dari data itulah proses “cost-cutting (pemangkasan cost/biaya) approach" dan bentuk pengendalian lainnya dirancang dan diterapkan tentunya.

Essence dari pengendalian adalah memastikan semua sumberdaya perusahaan (keuangan & manusia) dipergunakan secara effisien guna dapat mencapai tujuan perusahaan (Company’s objective), yang secara umum tentunya menghasilkan GAIN (keuntungan dalam berbagai bentuk) yang maksimal.

Contoh: (dari percakapan di atas)

Dikatakan oleh production manager [PM] bahwa prestasinya diukur dari jumlah (volume) product yang dihasilkan. Tahun kemaren berhasil memproduksi 10,000 unit, tahun ini bisa memproduksi 15,000 unit.

Apakah itu sudah prestasi?, kalau iya, berapa besar prestasinya jika di convert ke rupiah/dollar?. Sudahkah semua fasilitas, peralatan, mesin, tenaga kerja dan raw material dipergunakan dengan tingkat efficiency yang maksimal?. Berapa nilai tambah (value added) yang telah diberikan kepada perusahaan dari setiap unit product yang dihasilkan?

Tingkat effisiensi tentunya dapat diukur dengan cara membandingkan antara cost/expense yang timbul dengan nilai product yang dihasilkan. Sedangkan nilai tambah-nya (value added) diukur dengan membandingkan antara Gross Margin (GM) periode sebelumnya dengan Gross Margin saat ini. Selisih itulah merupakan realisasi value added yang berhasil dibuat (sebuah prestasi) untuk periode ini. Penilaian tingkat effisiensi dilakukan dengan jalan melakukan “Audit Keuangan”, disinilah accounting/finance department mengambil peranan, MENJADI LEADER.

Kesimpulan:

Menjadikan volume (jumlah) product yang dihasilkan sebagai ukuran prestasi adalah sebuah tanda tanya, “a premature contribution recognition”, mengakuan kontribusi yang terlalu dini, masih perlu diukur lebih jauh lagi.


Audit Kinerja (Performance Audit) – Sekilas

Salah satu perwujudan dari aktifitas pengendalian adalah audit kinerja, yaitu mengukur dan menilai kinerja semua element (personal) perusahaan, mulai dari level yang paling bawah hingga ke level yang paling atas.

Tujuan utama dari audit kinerja (audit performance) adalah:

[1]. Memastikan setiap rupiah/cent yang dibayarkan ke setiap personal (pegawai) perusahaan adalah rupiah/cent yang memang benar-benar PANTAS untuk dibayarkan tidak under-paid ataupun over-paid). Kata “pantas” disini bermakna 2, yaitu:

(a). Pegawai/pekerja memang telah menerima angka yang wajar diterima sebagai hak atas kontribusi yang diberikannya kepada perusahaan.

(b). Jasa kerja yang diserahkan oleh pegawai (pekerja) memang sudah setimpal dengan kompensasi (gaji/upah, incentive, uang lembur, uang makan, dan bentuk reward lainnya) yang diterimanya.

Intinya adalah membandingkan setiap rupiah/cent yang dibayarkan untuk tenaga kerja & pegawai dengan setiap jenis kontribusi yang diterima oleh perusahaan.

[2]. Mengidentifikasi dan mencari pemecahan masalah terkait dengan pemberdayaan setiap pegawai, section, department dan perusahaan secara keseluruhan agar dapat memberikan kontribusi yang maksimal ke arah pencapian goal perusahaan.


Kedua fungsi itu sudah merupakan TICKET yang cukup untuk dapat memberdayakan accounting/finance department. Dan itu semua hanya akan bisa terlaksana apabila kita:

[-]. Betul-betul memahami alur proses operasional perusahaan dengan baik (the more detail, the better it is).

[-]. Memiliki data keuangan yang akurat, dapat dipercaya dan dihandalkan. Sehingga bisa dijadikan data analysis yang akurat, dijadikan navigasi oleh setiap department di perusahaan untuk operasional berikutnya.

[-]. Melakukan analisa dan pengendalian yang ketat atas setiap aktifitas yang ada.

Tentu saja itu bukan pekerjaan yang mudah dan cepat bisa dilaksanakan, diperlukan:

[-]. Kesungguhan
[-]. Consistency dan persistency

Di posting saya yang lainnya nanti, mungkin kita akan bahas mengenai : BASIC ANALISA LAPORAN KEUANGAN, yang mudah-mudahan bisa dijadikan bekal dasar untuk bisa memberdayakan accounting/finance department ditempat kerja masing-masing dimasa-masa yang akan datang.

Apakah benar accounting/finance departement hanya merupakan SUPPORT CENTER dan COST CENTER? Well tergantung, apakah accounting/finance sudah bisa melakukan fungsi-fungsinya atau belum.

PROSEDUR & ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP

Tingkat Kebutuhan Aktiva Tetap

Kebutuhan akan aktiva tetap selalu ada pada setiap aktivitas usaha, apapun jenis dan bentuk usahanya. Tingkat kebutuhan akan aktiva tetap tergantung di fase mana aktifitasnya berada. Dari 4 (empat) fase daur hidup suatu usaha (business life cycle), aktivitas pembelian aktiva berada diantara 3 fase saja, yaitu :

Fase Pendirian (establishment)
Pada fase ini, semua jenis aktiva tetap belum tersedia (kecuali jika perusahaan yang didirikan adalah bentuk peleburan atau penggabungan). Untuk itu perusahaan perlu :
Membeli atau menyewa tempat usaha (tanah dan gedung)
Membeli atau menyewa mesin dan peralatan
Membeli atau menyewa peralatan transportasi

Fase Pertumbuhan (growth & expansion)
Di fase ini, seharusnya semua jenis aktiva tetap telah tersedia. Akan tetapi karena perusahaan terus berkembang, sering terjadi aktiva tetap yang telah tersedia tidak cukup kapasitas untuk menampung aktivitas usaha. Untuk itu perlu melakukan penambahan pengadaan aktiva tetap. Tentunya tergantung jenis aktiva mana yang kapasitasnya tidak mencukupi.

Fase Kedewasaan (maturity)
Saat perusahaan berada pada fase kedewasaan, jumlah maupun kapasitas aktiva tetap telah mencukupi aktivitas usaha. Akan tetapi, Intensitas penggunaan aktiva tetap yang tinggi, akan membuat sebagian aktiva mengalami penurunan fungsi atau kapasitas dengan drastis, sehingga ada kalanya perusahaan sudah harus mengganti aktiva yang lama dengan yang baru. Perlu melakukan pengadaan lagi. Biasanya ini terjadi pada aktiva jenis mesin dan peralatan.

Catatan : Jenis aktiva mesin dan peralatan terkadang mengalami penggantian akibat perubahan model produk yang akan dihasilkan. Hal ini biasanya terjadi pada usaha-usaha yang menghasilkan fast moving product, atau produk-produk yang berbasis trend mode (misalnya produk pakaian).


Mengapa Perlu Cost Analysis Sebelum Pembelian Aktiva ?

[Alasan-1]. Pembelian Aktiva Melibatkan Dana Yang Relative Besar

Penggunaan dana yang relative besar akan berimplikasi terhadap tingkat ketersediaan kas perusahaan. Hal ini lah yang membuat pengadaan aktiva menjadi critical. Perlu di lakukan analisis yang memadai terhadap tingkat ketersediaan kas dengan tingkat kebutuhan akan aktiva.

Contoh :

Saat ini Saldo Kas perusahaan adalah sebesar Rp 200,000,000,- Perusahaan sedang berproduksi dengan estimasi harga pokok sebesar Rp 50,000,000,- akan selesai dalam 1 bulan ke depan dengan payment term net 30 hari, estimate profit margin 30%. Sementara dalam Laporan Peramalan Penjualan (sales forecast report) nampak bahwa sales akan meningkat 50% dalam satu kwartal ke depan, lamanya berproduksi (production lead time) adalah 30 hari, system pembayaran atas penjualan (payment term on sales) adalah net 30 hari, Trend beban operasional selama kwartal yang lalu adalah Rp 60,000,000 ~ 85,000,000 ~ 95,000,000,- dan Trend beban operasional selama 2 bulan berjalan Rp 75,000,000 ~

Kapan saat yang tepat untuk melakukan pengadaan aktiva ? --> perlu dianalisa
Berapa besarnya dana yang bisa di alokasikan ? --> perlu dianalisa
Bagaimana jika kas tidak menucukupi ? --> Perlu dianalisa


[Alasan-2]. Adanya Asas Cost and Benefit

Setiap Cost yang timbul dalam aktivitas usaha tentunya diharapkan akan memberikan manfaat kembali (returned benefit) bukan ?.
Pengadaan aktiva adalah aktivitas cost (cost activity), jadi penentuan jenis, kapasitas, dan jumlah aktiva yang akan diadakan hendaknya dihubungkan dengan manfaat yang akan diharapkan. Yaitu dengan membandingkan antara cost yang akan muncul dengan benefit yang diharapkan.

Dengan kasus yang sama seperti pada [Alasan-1] di atas :
Jenis, kapasitas, jumlah mana yang memberi manfaat maksimal ? --> Perlu dianalisa


[Alasan-3]. Adanya Pilihan Cara Pengadaan Aktiva

Cara pengadaan aktiva ada berbagai macam pilihan, yaitu :

Membeli tunai
Membeli dengan cara mencicil
Menyewa
Menukarkan aktiva yang kurang berdaya guna dengan aktiva yang diharapkan memberi manfaat lebih baik

Setiap pilihan akan datang berasamaan dengan resiko dan potensi peluang manfaat. Dengan berbagai pilihan yang ada :

Cara pengadaan manakah yang memeiliki potensi peluang manfaat tertinggi dengan resiko terendah ? --> Perlu analisa


[Alasan-4]. Adanya Pilihan Type dan Sources
Sering terjadi aktiva sejenis akan tetapi tersedia berbagai macam spesifikasi, tambahan fungsional (additional feature) dengan kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Hal ini akan berimplikasi terhadap BEBAN (BIAYA) pemeliharaan (MAINTENANCE), penggantian sparepart (REPAIR) maupun turun mesin (OVERHAUL).

Yet, persaingan antar pemasok (sources) terkadang memberikan pilihan cost yang berbeda-beda secara signifikan. Pemberian discount, pelayanan purna jual (service after sale) dan garansi (warranty).

Semua itu hendaknya menjadi pertimbangan yang perlu di dalam penentuan pengadaan aktiva. dan memerlukan analisa yang memadai.

Semua pertanyaan tersebut akan kita hitung, bahas secara terperinci pada postingan saya berikutnya, yaitu : ANALISA SEBELUM PENGADAAN AKTIVA

Update : artikel Analisa pengadaan aktiva tetap kini sudah ada, silahkan di [-baca-]

Tidak sabar rasanya untuk membaginya disini, apa daya hari sudah malam, sementara tugas berat esok hari telah menanti.

Just FYI : Saya sedang menghadapi pemeriksaan pajak, yang memerlukan konsentrasi, pemikiran dan energy.

Kabar gembiranya : Begitu kasus pemeriksaan pajak ini tuntas, saya akan membagi pengalaman saya dalam menghadapi pemeriksaan pajak dari awal proses sampai akhir !! Yess!! :-)

Saya yakin itu akan bermanfaat bagi rekan-rekan pembaca, utamanya bagi yang bergelut dibidang corporate financial.

Sementara itu :

Silahkan baca artikel atau tips saya yang lain, pilihan artikel dan tips ada pada bagian atas judul posting ini, jika anda merasa kesulitan menemukan topic yang anda inginkan, anda bisa melakukan pencarian pada fasilitas pencarian yang ada pada ujung atas halaman blog ini, mungkin saja topic yang dicari berada pada judul yang berbunyi berbeda.

Agar dapat kembali mengikuti kelanjutan posting ini dengan mudah, tanpa harus melalui search engine, saya sarankan :

Bookmark blog ini, dengan cara meng-klik tombol bookmark dibawah, atau;

Tambahkan ke menu favorite pada piranti browser anda, dengan cara : Klik menu “Favorites” --> “Add to favorites” --> “Ok”

Dikesempatan lain, jika anda ingin kembali ke blog ini, anda hanya perlu mengklik menu "Favorite" --> temukan dan pilih "ACCOUNTING, FINANCE & TAXATION" pada menu drop down yang muncul --> browser akan langsung membawa anda ke blog ini.

FINANCIAL CONTROLLER’s : KNOWLEDGE and SOCIAL ( Lebih Advance di Dunia Controller – Serie 2)

Author’s Note :

Tips ini adalah Lanjutan dari serie sebelumnya : LEBIH ADVANCE DI DUNIA CONTROLLER.

Being expert and Skilled only is just not enough to achieve the advance level, ya, definitely !, perlu didukung oleh pengetahuan dan wawasan yang memadai. Tentunya pengetahuan dan wawasan yang relevan. Berikut ini adalah sederetan minimum knowledges yang dianggap relevan untuk financial controller :

[-KNOWLEDGE-1-]. Trade

Pada dasarnya trade atau perdagangan adalah esensi dasar dari sebuah binis atau usaha. Katakanlah usaha itu di sektor pariwisata atau industri, atau jasa, pada dasarnya adalah “berjualan”. Value added development, ya… mengubah sesuatu menjadi lebih berdaya guna, entah itu dari bahan baku dasar, atau barang setengah jadi, atau berupa layanan, apapun itu. Apabila hendak dikomersialisasikan maka artinya itu diperdagangkan.

Perdagangan yang dimaksudkan untuk seorang financial controller : Mulai dari seluk beluk retail, hypermarket, brokage, agency, join operation trade, francaise, royalty based market, sampai ke pasar uang dan pasar modal, stock exchange, bond, modus dan instrument lainnya. Minimal bisa membaca dan menganalisa index saham dan analisa-nya.

Termasuk juga disini adalah world trade, perdagangan antar negara, prosedur export-import, familiar dengan prosedur dan tehnis pabean, custom procedure. Mengetahui Good and Services Tax banyak Negara, terutamanya negara-negara tujuan export maupun asal import yang common untuk Indonesia.

[-KNOWLEDGE-2-]. Industrial

Industrial adalah wilayah kedua yang yang perlu diexplore oleh Financial cotroller. Bahkan bisa dikatakan wajib.

Production planning, production set up, time motion test for production movement, Quality control management beserta standard-nya. Semua itu adalah pengetahuan yang perlu bagi seorang Financial Controller.

Bagian lain yang tak boleh ketinggalan dalam industri adalah perilaku industri, psikologi industri.


[-KNOWLEDGE-3-]. Legal & Law

Legal adalah pengetahuan yang tak kalah pentingnya, sisi legal dari suatu usaha adalah hal yang vital dan case sensitive. Saat perusahaan akan melakukan expansi atau merger, atau aquiciting perusahaan lain. Semua event itu memerlukan pengetahuan yang cukup tentang prosedur dan batasan-batasan legalnya.

Notarical process and documentation, selalu dekat dengan dunia usaha. Semestinya seorang financial control mampu menginterpretasikan isi sebuah akte perusahaan apapun bentuknya, akte pendirian usaha, akte sewa-menyewa, akte perubahan, dan sisi lega lainnya.


Dibutuhkan pengetahuan yang cukup tentang itu semua : Trade, Industry, Legal & Law.

Pertanyaan : "Bukankah biasanya corporate menggunakan jasa professional dalam urusan seperti itu ? Pialang, Factory Manager, Quality Controller, Lawyer, Notary ?. Isn’t this a double work or duplication if you need to take care of those miscellaneous as well ?".

Yupz… benar, corporate biasanya menggunakan jasa proffesinal untuk take care urusan seperti itu.

Tapi…. Tahukan anda ? :

Professional dibidang itu bekerja based on order ? artinya : mereka mewujudkannya. Tapi otaknya, idea-nya, details planningnya berasal dari corporate itu sendiri ?.

What’s gonna be happened if they are failed in the missions ?. while you’re know nothing about that ?.

Tugas utama seorang Financial Controller adalah menjaga perusahaan dari kemungkinan kerugian, kerugian dalam bentuk apapun, dalam jumlah berapapun. Kemampuan menjaga ini adalah ukuran mutlak bagi kesuksesan seorang Financial Controller.


Expertis, Skill, knowledge, seems to be alright. What else ?.

Jika kita sedang membangun, maka yang berikutnya adalah sesi finishingnya, pemolesan, pembentukan akhir hingga mejadi sempurna. Menjadi sempurna karena tidak hanya ahli, terampil dan berwawasan saja, tetapi di dongkrak juga oleh mentalitas dan attitude yang sesuai.

Berikut adalah, aspek-aspek sosial yang dianggap berpengaruh atau bisa dijadikan parameter terhadap mentalitas dan perilaku seorang Financial Controller :

[-SOCIAL-1-]. Sport

Untuk aktifitas yang begitu padat, diperlukan stamina tubuh yang prima, untuk itu olahraga semestinya menjadi hal yang selalu dibutuhkan (bahkan oleh siapapun juga, dari kalangan manpun juga). Kesehatan yang selalu di level yang baik, berpengaruh positif terhadap daya kerja otak.

Bagaimana dengan olahraga yang disamping menyehatkan tubuh, tetapi juga membangun jaringan, alias menambah relasi ?. Itulah sebabnya sport dalam hal ini golongkan ke aspek social.

Untuk Financial Controller, Golf adalah pilihan yang tepat, sebagai olahraga yang ampuh untuk network development atau maintenance. Aneh ya ?, kenapa golf menjadi pilihan ?. Tentu tidak aneh…. Karena anda ingin atau sedang bermain di field yang advance.

[-SOCIAL-2-]. Family Mentoring

Family adalah lab mini yang paling available bagi siapapun untuk bersosialisasi, berdisiplin, menempa mental dan perilaku. Financial Controller semestinya dia adalah figure pemimpin, a leader. Musti punya mental seorang pemimpin, “to lead”. Jika dikalangan keluarga sendiri saja tidak bisa dijadikan sebagai figure panutan, bagaimana diluar ?. Sementara di luar anda harus memimpin, jadi panutan bagi staff yang even jauh lebih kritis, punya background yang berbeda, punya interest tersendiri yang sangat mungkin bertolak belakang dengan misi anda sendiri.

Menjadi mentor dikeluarga sendiri bukan berarti bersikap arogan, sok kuasa, sok ngatur, melainkan bisa menunjukkan mentalitas, sikap dan perilaku yang pantas untuk di contoh. Bersifat melindungi, memberikan dorongan semangat, memberikan guidelines yang jelas dan efektif, menjadi best problem shooter, ulet, tegar dan beripikir positif terhadap segala sesuatu.

Terkadang prestasi yang membanggakan juga bisa membuat anda menjadi titik awal untuk menjadi mentor di dalam keluarga sendiri :-)


[-SOCIAL-3-]. Community Activities

Bersosialisasi, langsung terlintas dipikiran kita tentang akivitas kumpul-kumpul, melakukan sesuatu bersama-sama. Community activies yang dimaksudkan disini tentunya komunitas yang baik dan aktifitas yang positif. Misalnya : Persekutuan Gereja, Pengajian bersama, atau kerja bakti social di lingkungan sendiri.

Community activities adalah lab yang lebih besar dibandingkan family, tempat belajar berinterkasi, belajar menjadi leader, atau bahkan belajar menjadi bawahan yang diatur-atur :-P

Berkumpul, berbagi, diskusi, bertukar pikiran dengan orang-orang diluar aktifitas rutin (beyond office) terkadang bisa membangkitkan inspirasi berpikir :-)


[-SOCIAL-4-]. Almamater connection

Sebagai mantan anak kampus tentunya punya teman-teman almamater, baik yang itu yang satu jurusan maupun yang beda jurusan, punya dosen favourite. Punua kenangan masa-masa indah sebagai mahasiswa/i.

Yang kita jadikan pertimbangan utama, bukan lah kenang-kenangannya saja, tapi lebih jauh dari itu, yaitu : mentalitas

Pernah dengar atau baca : “Lupa kacang akan kulitnya” ?. Sungguh tidak terpuji kalau sampai kita lupa akan asal-usul kita, darimana kita berasal, dilingkungan mana kita didik. Sekalipun bukan kampus elite, bukan kampus favourite, bukan kampus unggulan.

Ini soal mental, kepribadian !

While itu penting untuk tetap berhubungan dengan almamater….
What a surprise, ketika kita dipanggil oleh Ditjen pajak, ternyata orang yang akan ditemui di gedung itu adalah teman sekelas kita waktu kuliah :-):-)

Berurusan atau ber-relasi dengan teman lama, bukan berarti berujung pada collusion atau nepotism. No !. Masing-masing harus menjaga dan menghargai professionalism.

Positif, karena komunikasi menjadi lancar, komunikasi yang lancar akan mencapai kesepahaman yang lebih efektif, dan pada akhirnya membuat segala sesuatunya menjadi berjalan sebagaiman mestinya. Bukankah itu positif ?.


[-Hobbies-]. Any

Berhobi, pada hakekatnya adalah melepaskan pikiran dari rutinitas kita dikantor. Serelah begitu melelahkan dengan aktifitas kantor selama 5-6 hari, saatnya bagi otak kita untuk get refreshed di akhir pecan dengan melakukan apa yang kita sukai di luar pekerjaan.

Melepaskan diri dari rutinitas works penting.

Tidak harus hobby yang mahal, apapun yang anda suka, asalkan itu bisa membebaskan pikiran dan perhatian dari pekerjaan dan office tasks, asalkan itu bisa membuat isi otak kita segar dan siap kembali beraktifitas di hari senen :-)

By the way…. I LOVE SUNDAY ! :-)

Semoga bermanfaat.

TIPS : LEBIH ADVANCE DI DUNIA CONTROLLER (Serie-1 : Expert and Skill)

Author's Notes :

Tips untuk :

[-1-] Financial Controller pemula alias baru memasuki jenjang Financial Controller

[-2-] Chief accounting sudah senior dan Sedang membidik posisi Financial controller

[-3-] Yang sedang naksir seseorang yang berposisi Financial Controller.. opzzz..!
Maap...saya becanda.....hahahaha.... :)). Maksud saya......

[-3-] Siapa saja yang ingin atau tertarik dengan posisi Financial Controller


Perlu diketahui, Financial Controller atau yang biasa disebut Controller saja, termasuk jenjang "Expert". Jadi, trampil dibidang accounting, keuangan dan perpajakan saja tidaklah cukup. Harus Expert. Expert dalam hal ini maksudnya : Menguasai bidang ini mulai dari theories, concepts, technical (implementing), analytical works, mentality, social & attitude.

Ada beragam cara untuk mengasah diri agar lebih advance di bidang controller, tapi yang akan disebutkan disini pokok-pokoknya saja :


[-EXPERT-1-]. Accounting

Perlakuan akuntansi ? Basic sampai advance accounting?. No...!, Itu masa lalu, Itu sudah harus hafal diluar kepala, sudah tidak hanya berada di otak saja, tapi harus sudah mendarah daging.

Tugas Financial Controller bukan menjurnal lagi, bukan membuat laporan keuangan, bukan sekedar menganalisa. Tugas Financial Controller adalah membuat perusahan bisa lebih produktif, "memberdayakan" semua sources perusahaan hingga maksimal, meningkatkan value added, mengefisienkan operasional perusahaan.

Seiring perkembangan dunia bisnis, pernyataan standar akuntansi keuangan terus bertambah, keep update dengan PSAK

Minimal bisa menggunakan 3 worldwide accounting softwares !

Hal yang tidak boleh ketinggalan : Perkembangan Terkini dunia akuntansi, Journal-journal mengenai akuntansi. Subscribe lah ke beberapa Accounting publisher, minimal FASB & ICPA harus ada di favourite menu web browser :)


[-EXPERT-2-]. Finance

Posisi Financial Controller, jelas harus tahu bagaimana mengelola corporate financial, mulai dari pembiayaan sampai ke investasi. Harus tahu persis mengelola "carried fund cost", musti tahu persis bagaimana memaksimalkan dana perusahaan agar mencapai pertumbuhan yang paling maksimal.

Mampu melakukan transaksi dengan jenis pembayaran apapaun, mulai dari cash, check, Billyet Giro, Letter of Credit, Credit Card, Internet banking. Bahkan sampai harus tahu credit card issuer mana sekarang yang paling liquid, dan mana yang paling bermasalah dalam transaksi, sehingga bisa men-judge : credit card mana yang kita confident untuk terima dalam order placement atas product corporate kita.

Minimal subscribe dengan salah satu International credit checker, untuk bisa melakukan analisa financial performance calon atau current oversea customers.

Selalu update dengan segala perkembangan dunia financial, leasing, insurance, suku bunga bank central, fluktuasi nilai mata uang, dll. Bahkan perlu mengetahui bank mana saat ini yang paling efisien dan reliable untuk mengelola keuangan perusahaan.


[-EXPERT-3-]. Taxation

Perpajakan adalah bagian yang tidak terpisahkan dari aktifitas usaha. Bahkan dinegara manapun, perpajakan merupakan salah satu role utama dari bagian Accounting & Keuangan.
Seorang Financial Controller harus tahu perpajakan mulai dari teori, Undang-undang Perpajakan, perhitungan, pelaporan, dan analisa.

Membuat SSP, SPM, SPT, restitusi, pajak import, Pajak Pembanguna (PB1), Retribusi, bea materai?, itu pekerjaan sub-ordinat (bawahannya) Financial Controller !

Tugas Financial Controller adalah menganalisa, menilai dan membuat strategi perpajakannya corpoorate dengan tetap compliance dengan Undang-undang Perpajakan yang berlaku.

Sudah pegang Berevet C ?, kalau belum, segera ambil brevet mulai dari A sampai C. Tidak harus brevet yang diakui resmi oleh Depkeu.

Selalu updated dengan Undang-undang Perpajakan, keputusan menteri, sampai surat edaran Ditjen Pajak.


[-EXPERT-4-]. Management

Ada puluhan bahkan bahkan mungkin ratusan sub-ordinat di bagian accounting dan keuangan, mulai dari Cashier, Clerk, Data Entry, Data Analyst, Book Keeper, Accounting Supervisor, Chief Accounting, Accounting Manager, Cost Controller, Tax Man, Internal Auditor, dan banyak lagi (tergantung besar kecil usaha yang anda urusin). Mulai dari interviewing, trainning, coaching sampai performance review.

Bahkan harus menilai kinerja semua manajemen di semua bagian dan level. Harus bisa memberi rekomendasi ampuh untuk keputusan-keputusan manajemen strategis di perusahaan dalam rangka efisiensi dan produktifitas. Ingat Tugas utama Financial Controller yang sudah disebutkan diatas.

Mau tidak mau harus rajin mengasah diri dalam bidang : Manajemen Kepersonaliaan, Manajemen Operasional dan Manajemen strategis.

Minimal harus menghadiri management ceminars quarterly (1 kali dalam 3 bulan).


[-SKILL-1-]. Math

Ketrampilan menggunakan matematika wajib hukumnya. Dari persamaan matematika sampai ke konversi berbagai satuan ukuran. Walaupun dalam keseharian memakai komputer, sebagai finacial controller harus bisa menterjemlahkan dan menganalogikan suatu kasus akuntansi atau keuangan ke dalam formula matematis.


[-SKILL-2-]. Statistic

Role Financial Controller itu mostly di sekitar reviewing & analyzing. Yang di review dan di analisa adalah data corporate yang pastinya sangat besar. Dari pusat sampai ke cabang-cabang untuk semua aktifitas. "Non-sense" kalau tidak direview dan di analisa dengan menggunakan statistika.

So, musti terampil bekerja dengan statistika, mulai dari cara yang paling manual sampai menggunakan instant statistical software.

Minimal ada 2 icon statistic software di front screen notebook anda :P


[-SKILL-3-]. Research

Monitoring dan controlling adalah salah satu tugas terpenting seorang Financial Controller.
Untuk task itu, seorang Controller harus lah seorang problem solver, trouble shooter (bukan trouble maker.. hehehe..). Controller juga dituntut untuk keep improving, all the way !. Corporate's data, its system, its procedure, its attitude.

Untuk bisa solving, shooting, improving, harus tahu akar permasalahannya, harus bisa comparing antara system yang lama dengan yang akan di-develope, antara prosedur yang lama dengan prosedur yang akan di established. Dan data sources untuk keperluan itu semua, bisa didapatkan dari RESEARCH, YA RESEARCH !.

Rajin-rajinlah ber experimen, mulai dari observasi kecil-kecilan sampai ke-kesuluruhan dimensi aktifitas perusahaan.


[-SKILL-4-]. Computer & Digital Media

Computer literate ?. Hmmm.. seprtinya saya tidak perlu bahas lagi ya ?.
Ok.... dengan load data yang begitu besar. Berapa external back up hardisk pribadi anda ? 1 Hexa ?. Cukup ?. Apakah sudah di enkripsi ber password?. Kalau belum, lakukan sekarang. Data security adalah nyawa seorang Financial Controller.

Biasa export data keuangan dari system ?, print to file, ke texout, delimited, trus excel worksheet?. Good ! lumaya lancar :). Bagaimana jika saat anda relay data tiba-tiba server lambat ?, connection terputus. Bagaimana jika tiba-tiba ip statick ip di server perusahaan bermasalah, sementara technician sedang tidak available ?. Panik ?.

Do you have reliable plan for that ?. Bisa scanning network trouble sendiri?. Tidak ?. Wah anda harus bisa tuh ! :P

YET, Financial Controller juga harus gape dengan digital media dan gadget masa kini. Minimal sekali dalam seminggu, FC harus coaching sub-ordinatnya. Ditambah dengan meeting dengan direktur 1 kali dalam seminggu, harus mahir menggunakan peralatan presentasi.

Sudah pakai net & mobile banking ?.

Oh ya, pakai skype jauh lebih efisien dibandingkan memakai handphone loh, bahkan dibandingkan telephone cable sekalipun. Sudah pernah pakai ?.


[-SKILL-5-]. Language & Communication

Minimal bahasa inggris anda harus toefl 500. Kurang dari itu ? no way !, anda harus sosialisasikan kebijakan keuangan corporate anda kepada client mancanegara. Apa anda harus pakai interpreter atau mengandalkan sekretaris ? Please don't do that..............for GOD SHAKE, anda harus berinteraksi..... harus bisa memprovokasi !.



Catatan : Di serie-1 ini, cukup Expertist dan Skill level-nya saja. Akan berlanjut untuk level : [-KNOWLEDGE : Trade, Industrial, Legal, Law -] dan [-SOCIAL : Sport, Family Mentoring, Community Activities, Almamater Connection, Hobies-], dibahas di posting saya selanjutnya.... So keep visit this page. You may bookmark through the bookmark button if you like :-)