Digital Archiving Management sangat penting bagi accounting (bahkan vital menurut saya). Kali ini saya akan posting khusus mengenai “archiving management”. Sekaligus saya share 2 archive utilities untuk anda (free software). Tugas Accounting bukan hanya menjurnal, bukan hanya entry data, tetapi juga mengelola asripnya (to manage the archives).Mengapa archive penting bagi orang accounting?
[1]. Accounting mengelola data-data keuangan.
Data keuangan adalah confidential dan sensitive. Harus dimaintain dengan sangat serius. Bisa anda bayangkan jika tiba-tiba computer server anda mengalami crasshed. Semua data hilang dan un-retrieveable.
[2]. Accounting adalah bank data bagi department lain.
Di banyak perusahaan kecil dan menengah, accounting biasanya menjadi tempat satu-satunya penyimpanan digital data. Termasuk data-data dari bagian/seksi lain.
Berikut ini adalah tips archiving management bagi accounting
Urgent: Back Up Data Anda!
So membuat back-up data bagi accounting dept adalah wajib hukumnya. Mem-back-up data adalah bagian dari archiving management.
Berapa kali anda biasanya mem-back-up data? Setiap hari, seminggu sekali? Atau sebulan sekali!.
Untuk data accounting saya mewajibkan staff mem-back-up-nya setiap hari (perior to the end of the working day). Sedangkan data dari bagian-bagian lain, boleh di back-up seminggu sekali.
Simpan data archive anda di external harddisk
Menyimpan back-up (arsip) data masih dicomputer (desktop/notebook) yang sama, itu tindakan yang tidak pintar. Mengapa? Tujuan anda menyimpan arsip adalah untuk dibuka dikemudian hari jika data asli-nya hilang. Jika data aslinay selalau available (tersedia) anda tidak perlu arsip bukan? Data asli hilang hanya jika disk penyimpananya rusak bukan. Nah, jika anda menyimpan back-up data di compute (hardisk) yang sama, artinya back-up anda juga ikut hilang, bukan?. So, sia-sia, bukan?
Simpan external harddisk anda di luar kantor
Menyimpan data di external hard-disk anda di kantor, itu ke-tidak-pintaran kedua (alias the second mistake), :-), why?
Bagaimana jika terjadi force-majeur (terbakar, kebanjiran, tsunami, huru-hara, dll)?. So, simpanlah back-up data anda di luar kantor (bisa di rumah), intinya di lokasi yang terpisah dari lokasi data aslinya. Seharusnya jarang ada kemungkinan terjadi force majeur di du alokasi yang berbeda. Mungkin itu a great-great force majeur yang sangat luas, kecuali tempat tinggal anda ada di lantai atas ruko yang anda fungsikan sebagai kantor :-P
Write your file name in smart way
Memberi nama file, kesannya tidak perlu aturan, tidak perlu tac-tic atau prosedur. Bisa beri nama file suka-suka kita. Kadang diberi nama kas, kadang diberi nama cash, kadang diberi nama cash-liana (liana nama pacar-nya). Sungguh itu anggapan yang keliru.
Bisa anda bayangkan jika anda perlu membuka file 2 atau 3 tahun yang lalu dari back-up data (arsip). Alangkah bingungnya, haru smembuka file satu persatu.
Tips:
Selalu pergunakan nama file dengan sebuah kombinasi hurup dan angka:
[1]. Accounting mengelola data-data keuangan.
Data keuangan adalah confidential dan sensitive. Harus dimaintain dengan sangat serius. Bisa anda bayangkan jika tiba-tiba computer server anda mengalami crasshed. Semua data hilang dan un-retrieveable.
[2]. Accounting adalah bank data bagi department lain.
Di banyak perusahaan kecil dan menengah, accounting biasanya menjadi tempat satu-satunya penyimpanan digital data. Termasuk data-data dari bagian/seksi lain.
Berikut ini adalah tips archiving management bagi accounting
Urgent: Back Up Data Anda!
So membuat back-up data bagi accounting dept adalah wajib hukumnya. Mem-back-up data adalah bagian dari archiving management.
Berapa kali anda biasanya mem-back-up data? Setiap hari, seminggu sekali? Atau sebulan sekali!.
Untuk data accounting saya mewajibkan staff mem-back-up-nya setiap hari (perior to the end of the working day). Sedangkan data dari bagian-bagian lain, boleh di back-up seminggu sekali.
Simpan data archive anda di external harddisk
Menyimpan back-up (arsip) data masih dicomputer (desktop/notebook) yang sama, itu tindakan yang tidak pintar. Mengapa? Tujuan anda menyimpan arsip adalah untuk dibuka dikemudian hari jika data asli-nya hilang. Jika data aslinay selalau available (tersedia) anda tidak perlu arsip bukan? Data asli hilang hanya jika disk penyimpananya rusak bukan. Nah, jika anda menyimpan back-up data di compute (hardisk) yang sama, artinya back-up anda juga ikut hilang, bukan?. So, sia-sia, bukan?
Simpan external harddisk anda di luar kantor
Menyimpan data di external hard-disk anda di kantor, itu ke-tidak-pintaran kedua (alias the second mistake), :-), why?
Bagaimana jika terjadi force-majeur (terbakar, kebanjiran, tsunami, huru-hara, dll)?. So, simpanlah back-up data anda di luar kantor (bisa di rumah), intinya di lokasi yang terpisah dari lokasi data aslinya. Seharusnya jarang ada kemungkinan terjadi force majeur di du alokasi yang berbeda. Mungkin itu a great-great force majeur yang sangat luas, kecuali tempat tinggal anda ada di lantai atas ruko yang anda fungsikan sebagai kantor :-P
Write your file name in smart way
Memberi nama file, kesannya tidak perlu aturan, tidak perlu tac-tic atau prosedur. Bisa beri nama file suka-suka kita. Kadang diberi nama kas, kadang diberi nama cash, kadang diberi nama cash-liana (liana nama pacar-nya). Sungguh itu anggapan yang keliru.
Bisa anda bayangkan jika anda perlu membuka file 2 atau 3 tahun yang lalu dari back-up data (arsip). Alangkah bingungnya, haru smembuka file satu persatu.
Tips:
Selalu pergunakan nama file dengan sebuah kombinasi hurup dan angka:
[-]. Hurup: pergunakan satu kata yang mewakili category file (misalnya: file Piutang, category-nya: Piutang, atau di singkat PIU), atau nama vendor jika itu vendor ledger.
[-]. Angka: selalu pergunakan YYMMDD (Tahun+Bulan+Tanggal)
Contoh:
Anda hendak menyimpan file piutang hari ini (09 June 2008), maka nama file-nya adalah: Piutang-080608 atau PIU-080608
Mengapa perlu ribet seperti itu? Disinilah trick-nya: dengan nama file seperti itu, jika suatu hari nanti anda ingin membuka file, maka file akan tersusun berdasarkan hurup lalu angka yang di belakangnya, karena anda menggunakan tahun+bulan+tanggal otomatis pasti berurut secara teratur.
Mungkin anda mau mengatakan: bukankah waktu dibuka dengan explorer, bisa atur “view” menggunakan detail dan disana pasti kelihatan tanggal arsipnya”?
Oh ya, tetapi yang muncul di sana adalah “Last modified” bukan tanggal saat pertama kali disimpan. Iya tidak?
Singkirkan File Duplicate dan File Tak Berguna
Jangan biarkan harddisk anda dijejali oleh file-file ganda (duplicate), sempatkanlah selalu melakukan house-keeping untuk memberishkan dan merapikan file-file anda di hard-disk. Disamping untuk mengurangi space, file duplicate juga bisa menimbulkan kebingungan.
Mengapa perlu ribet seperti itu? Disinilah trick-nya: dengan nama file seperti itu, jika suatu hari nanti anda ingin membuka file, maka file akan tersusun berdasarkan hurup lalu angka yang di belakangnya, karena anda menggunakan tahun+bulan+tanggal otomatis pasti berurut secara teratur.
Mungkin anda mau mengatakan: bukankah waktu dibuka dengan explorer, bisa atur “view” menggunakan detail dan disana pasti kelihatan tanggal arsipnya”?
Oh ya, tetapi yang muncul di sana adalah “Last modified” bukan tanggal saat pertama kali disimpan. Iya tidak?
Singkirkan File Duplicate dan File Tak Berguna
Jangan biarkan harddisk anda dijejali oleh file-file ganda (duplicate), sempatkanlah selalu melakukan house-keeping untuk memberishkan dan merapikan file-file anda di hard-disk. Disamping untuk mengurangi space, file duplicate juga bisa menimbulkan kebingungan.
Bagaimana mengetahui file duplicate atau tidak?
Tips: Mencari file duplicate (ganda)
Buka harddisk anda dengan explorer, secara default explorer akan mengurut nama file berdasarkan nama (bukan tanggal), file yang namanya sama atu mirip tentu berawalan dengan character (huruf/angka) yang sama. Jika ada yang sama (atau mirip), periksalah dengan membuka properties-nya.
Caranya: Bandingkan kedua file yang sama (mirip) namanya dengan cara meng-click kanan nama file (icon-nya), lalu pilih properties, lihat type file-nya sama atau tidak?, jika sama, lalu periksa ukuran filenya, sama atau tidak?, jika sama berarti perlu dibuka. Jika isinya sama, ukuran file sama, berarti itu pasti duplicate, berarti anda berani menghapus salah satu (tinggalkan satu file saja).
Jika file sama, tetapi ukuran file berbeda, yang mana yang sebaiknya dihapus?, hapus file yang ukurannya lebih kecil, karena yang ukurannya lebih besar berarti itu updated file.
Compress Arsip Anda sebelum disimpan
Sadarkah anda, bahwa makin lama disk space anda semakin sedikit dipenuhi oleh arsip (back-up data). Akan dikemanakan arsip data anda?
Untuk mengatasi disk space, cara yang paling mudah anda lakukan adalah dengan melakukan compression sebelum menyimpannya. Baru kemudian disimpan di external harddisk.
Sediakan beberapa “Archive Utilities”
Disamping anda perlu compressor utilities untuk mengcompress file (agar menjadi lebih kecil), anda juga membutuhkan pembuka (extractor), ya saya tahu archive utilities aotomatis berfungsi kedua-duanya (bisa meng-compress sekaligus bisa menng-extract)
Cukupkah dengan winzip saja? Jawabannya: relative. Bisa iya cukup, bisa tidak, tergantung:
[-]. Jenis file apa saja yang mau di compress atau di extract.
[-]. Seberapa besar arsip yang hendak anda compress atau extract?
Yang jelas, ada banyak archive utilities saat ini. Dua archiver utilities berikut ini tergolong archive utilities generasi baru (setelah winzip):
[1]. jZip And IZArc are two powerful and reliable compression utilities.
Adapun keunggulan archive utilities ini adalah:
[-]. Membuat zip file yang compatible
[-]. Bisa membuka (unzip) banyak jenis “Zip file” archives
[-]. Mensupport jenis format archive lain (e.g.: TAR, GZip and RAR)
[-]. Compression ratio lebih tinggi
[-]. Bisa melakukan compress file dengan lebih cepat
IZArc malahan mensupport lebih banyak jenis archives lagi: 7-ZIP, A, ACE, ARC, ARJ, B64, BH, BIN, BZ2, BZA, C2D, CAB, CDI, CPIO, DEB, ENC, GCA, GZ, GZA, HA, IMG, ISO, JAR, LHA, LIB, LZH, MDF, MBF, MIM, NRG, PAK, PDI, PK3, RAR, RPM, TAR, TAZ, TBZ, TGZ, TZ, UUE, WAR, XXE, YZ1, Z, ZIP, ZOO.
Dengan IZArc anda bahkan bisa membuka file CD image seperti: ISO, BIN, CDI dan NRG. Dia juga bisa meng-convert satu jenis file ke file lain (BIN ke ISO, NRG ke ISO).Jika anda ingin memiliki-nya, download disini: [[Download]]
Cari di tab menu samping kiri situsnya (perhatikan gambar di samping ini, yang saya isi tanda panah warna merah). Jika anda diarahkan ke C-net, ikuti ke sana, tidak masalah, bisa anda download disana juga.
Oh ya, yang sudah mendownload “Daily Planner Journal” tetapi tidak bisa extract (un-zip) karena tidak memiliki WinRAR, anda bisa extract menggunakan utilities ini.
Caranya: Click kanan file-nya yang masih ter-zip, lalu pilih “extract using IZArc”, jika sudah terbuka, cari file yang ber-extensi “.exe” lalu eksekusi. No register ada di file “linezero.txt (notepad). Buka file tersebut, catat, lalu masukkan no register saat diminta nanti. Mudah-mudahan berhasil di install.
[2]. WinRAR
Okay, utilitities kedua ini adalah penerus-nya winzip. Juga sangat bagus, provides complete support for RAR and ZIP 2.0 archives and is able to unpack ARJ, LZH, TAR, GZ, ACE, UUE, BZ2, JAR, ISO, Z, 7Z archives.
Jika anda menggunakan PDA atau Pocket PC, atau smart handheld lainnya, tentu sudah kenal file yang di arsipkan menggunakan extensi CAB, jenis arsip yang bisa di masukkan ke pocket pc atau pda, dan bisa melakukan instalasi langsung didalam pocket pc/pda tanpa bantuan computer samasekali.Nah WinRAR bahkan bisa un-zip (un-pack) jenis file CAB ini.
Jika anda ingin memilikinya, download disini: [[Download]] Password: pwso
Mudah-mudahan archiving management anda mulai hari ini akan lebih bagus, dan tips serta utilities yang saya share berguna.
4 Klik di sini utk isi komentar:
Thanks Pak Putra ats tips pengarsipannya. well, sangat membantu sekali. Trus, bagaimana untuk pengarsipan hardcopy??? Adakah tips untuk mengarispnya agar lemari terlihar rapi dan kita cepat mengakses bila membutuhkan informasi?
Thanks,
Mas Putra,
Cuma mo sharing dikit. Sebagaimana artikel kemarin tentang tools untuk daily planner, maka untuk tujuan archiving ini juga banyak tools yg bisa kita gunakan. Dan indahnya pula: it's free.
Ketika kita membeli flash disc baru, coba deh kita cermati. Biasanya ada tawaran fungsi tambahan untuk backup dan synchronization data antara komputer dan flash disc. Yg kita perlu lakukan adalah browsing ke web si vendor dan download itu tools. Abis itu install, setting dan aktifkan. Tools ini sangat berguna untuk otomatisasi proses backup file, email dan berbagai fungsi security.
Hampir semua vendor flash disc menyediakan tools ini. Kingstone, transcend adalah dua merk yg saya sudah pernah gunakan toolsnya.
Mungkin di lain waktu Pak Putra dapat ulas lebih jauh hal ini sebagai suplement artikel kali ini.
Cheers :)
Dody
Mas Putra,
Saya mau tanya: revenue recognize berdasarkan IAS (International Accounting Standard) . saya sudah mencari tapi tidak ketemu.
atas bantuannya saya ucapkan terimakasih
Regds,
Radius
@Elita:
Pengarsipan hardcopy, kita bahas next time ya :-). Pasti saya bahas. Karena hardcopy juga sangat penting (walaupun skrg paper usage semakin di-minimalisasi).
@Dody:
Terimaksih supplement article-nya untuk pengguna media flashdisk sebagai pengarsipan.Untuk saya pribadi, daily use saya pakai flashdik, sedangkan untuk arsip kantor saya prefer external harddisk, agar kapasitas lebih besar (yet tidak mudah hilang dan sekarang sudah banyak ukuran yang lebih kecil dengan kapasitas tetap besar, dan banyak yang harganya relatif murah, seperti: Okion).
@Radius:
nanti jika saya menemukannya akan saya informasikan. Untuk sementara silahkan subscribe saja dahulu disini, sehingga jika ada update dari saya, anda diberitahukan ke e-mail.
Post a Comment