ANALISA KWALITAS PENJUALAN

Analisa Kwalitas Penjualan (sales quality analysis) penting untuk dilakukan. Mengapa? Bagaimana melakukan analisanya? Itulah topic yang akan dibahas di posting ini.

Saat penutupan buku, sering bagian penjualan menanyakan ke accounting: “berapa penjualan kita bulan ini?” Obviously mereka ingin tahu berapa besarnya penjualan, dan string (maksud lain) di balik pertanyaan ini bisa bermacam-macam:

[1]. Berapa komisi saya bulan ini (mungkin ini paling penting)
[2]. Berapa incentive saya bulan ini (jika menerima gaji+incentive)

Untuk pertanyaan ini, tentu jawabannya sangat mudah, bukan? Sekali lagi, obviously yang ditanyakan adalah berapa total penjualan bulan ini. Dan jawabannya, anda tinggal melihat buku besar penjualan, atau melihat rekening penjualan (sales) di income statement.

Biasanya si penanya akan lebih puas jika anda mau sedikit membuka spreadsheet, lalu menghitung:

Misalnya:

Penjualan = Rp 100,000,000
Comission = 5% x 100,000,000 = 5,000,000

Lalu dengan cepat anda memberikan jawaban :
”Penjualan total = Rp 100,000,000 dan komisi anda Rp 5,000,000 (potong pajak)”

Jika angka komisinya lumayan besar, tentu si penanya akan tersenyum puas, tetapi jika angka komisinya relatif kecil, mungkin si penanya akan bertanya lebih jauh lagi: ”koq kecil ya?, memangnya bagaimana hitung-hitungannya?, boleh tidak saya dapat printout penjualan?” dan lain sebagainya. Penghitungan komisi yang begitu sederhana menjadi sangat rumit baginya, hingga perlu menanyakan ”bagaimana hitung-hitungannya?” :-)

Tentunya situasi tersebut sudah biasa kita hadapi di accounting.


Sales Quality Analysis

Ilustrasi di atas, adalah schema sederhana, dan yang bertanya adalah sales.

Bagaimana jika yang bertanya adalah Pak Direktur Utama?

”Ehem..ehem! (berusaha mengatur tekanan suara supaya mirip direktur) ”Bagimana penjualan kita bulan ini?”.

Pertanyaan pak dirut ini hampir sama dengan pertanyaan dari bagian sales, nyaris sama. Tetapi jika anda jeli, pertanyaan ini susungguhnya sangat berbeda.

Apakah anda akan memberikan jawaban yang sama (total penjualan + komisi)? Atau total penjualan saja?

Jika posisi anda masih clerk atau maksimal bookkeeper, mungkin jawaban sederhana (total penjualan lawan komisi saja) bisa dimaklumi. Tetapi jika posisi anda lebih tinggi dari itu dan anda memberikan jawaban yang sama, percayalah mungkin sampai dua tahun lagi, career anda akan tetap di posisi yang sekarang.

Lalu jawaban apa sebenarnya yang diharapkan oleh seorang direktur utama, tentang sales?.

Pertanyaannya lumayan jelas ”Bagaimana penjulan kita bulan ini?”, diawali dengan kata bagaimana (how?) bukan ”berapa”. So jawabannya jelas bukan total penjualan, melainkan ”good/okay/worst”.

Itu saja? tentu tidak, seharusnya diikuti dengan alasan mengapa good, mengapa okay, mengapa worst. Atau lebih tepatnya lagi: how good it is or how worst it is.

Tidak hanya sekedar total penjualan yang ingin diketahui, tetapi yang jauh lebih penting dari sekedar angka (saldo) pada rekening, yaitu : Sales Quality (kwalitas penjualan).

Bagaimana mengukur suatu penjualan apakah itu bagus atau tidak?

Jawabannya adalah : Quality Of Sales Ratio (QOSR).

Bagaimana menghitungnya? it's somewhat simple:

Contoh:

Total Sales periode 01 s/d 30 June 2008 = Rp 100,000,000
Tetapi cash yangbaru diterima baru Rp 40,000,000

So Quality Of Sales Rationya adalah = 40%

Mengapa cash diterima (Cash Received) yang menjadi ukuran?

Ukuran quality dari revenue (yang dalam hal ini adalah sales) selalu ”Liquidity Level” atau “Tingkat Likwiditas”. Yang artinya, seberapa besar sales tersebut bisa direalisasikan menjadi cash. Sekaligus mengetahui seberapa besar potensi resikonya.

Apa resiko dari suatu sales? Ketertagihannya!. Good Debt atau Bad Debt.

Seberapa besar cash yang diterima dibandingkan dengan total sales, itulah liquidity levelnya. Meskipun memang dalam Balance Sheet, piutang (Account Receivable) itu tergolong Current Asset yang lumayan liquid tetapi belum cukup liquid dibandingkan dengan cash.

Perlu disadari bahwa sangat mungkin dari sekian total sales yang masih nyangkut di rekening Account Receivable (dari contoh di atas Rp 60,000,000 masih berstatus AR) tidak bisa ditagih, atau tertagih tetapi jangka waktu realisasinya sangat lama hingga melewati production turnover. Atau tertagih tetapi tidak semuanya.

Catatan: Khusus mengenai analisa piutang kita akan bahas di topic lain.

Okay, mungkin diantara anda ada yang ingin bertanya: “so what is the good percentage?, berapa prosentase QOSR yang bagus?”, jawabannya tergantung:

[-]. Berapa lamanya production turnover
[-]. Berapa Besarnya Net Earning pada periode yang sama.

Lain kali kita akan bahas analisa terintegrasi mengenai Income Quality dan Sales quality. Untuk saat ini cukup itu dahulu.


Advancement Sign!

Mau mendapat better point lagi di mata pak dirut? Mau cepat naik gaji/career? :P just kidding. Maksud saya: "mau memberikan jawaban yang lebih berkwalitas lagi kepada pak dirut?".

Okay, tambahkan jawaban tadi dengan “Trend analysis”.

Caranya?

Caranya, mudah:

(QOSR Jan+Feb+March+April+May)/5 dibandingkan dengan QOSR bulan june 2008. Naik atau turun? Jika naik berapa persen kenaikannya?, jika turun berapa persen penurunanya?.

Saya rasa saya tidak perlu jelaskan bagaimana mencari prosentase kenaikan atau penurunan tersebut, bukan?.

Jika ada bertanya ”berapa besar penjualan kita bulan ini?”, maka jawabannya adalah total penjualan (Rp/$ bla bla bla). Jika pertanyaannya ”Bagimana penjualan kita bulan ini” maka jawabannya adalah Analisa Kwalitas Sales (Sales Quality Analysis).

TRICK MEMBUAT DIRECT CASH FLOW REPORT DENGAN EXCEL

Membuat Cash Flow Report dengan Direct Method gampang-gampang susah. Gampangnya : tidak perlu berpikir tentang mana yang accrual mana yg cash bases, mana yang cash transaction mana yang non cash, karena data sources kita buku kas semua, sudah pasti cash bases Bukan?. Susahnya : mengkalisifikasikan semua transaksi kas yang lumayan banyak, lumayan memakan waktu. Tapi jika kita lakukan sedikit trick, mungkin pekerjaan itu bisa kita selesaikan lebih cepat. Di artikel ini saya akan kasi trick membuat cash flow report dengan excel, dengan screen shot – screen shot yang saya tampilkan, saya yakin anda bisa mengikutinya dengan mudah.

Seperti sudah dibahas di artikel saya sebelumnya (Tips Membuat Laporan Arus Kas – Direct Method), ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu : (1) Mengeleminasi transaksi kas silang, (2) Mengklasifikasikan transaksi ke dalam aktivtas operasi, investasi & pembiayaan dan, (3) Menyusun laporan arus kas.

Dengan menggunakan excel, eliminasi kita lakukan tidak pada langkah pertama melainkan pada langkah ke-dua. Ada beberapa langkah kecil yang harus dilakukan untuk setiap langkah besar tadi.

Langsung saja ke langkah-langkahnya :

Pekerjaan paling lama ada di langkah-langkah awal ini, yaitu mengklasifikasikan semua transaksi ke dalam kelompok aktivitas operasi, investasi & pendanaan. Itu jika anda membuatnya pada saat semua catatan sudah selesai dan laporan arus kas sudah harus selesai. Tetapi jika di set dari awal, dan dilakukan on daily bases, rasanya tidak akan berat.

Buku Kas Bank, mungkin bentuknya seperti ini :

Dan Buku Petty Cash Seperti ini :

Kedua contoh tadi adalah potongan buku kas bank & buku petty cash, yang jika di roll sampai penuh akan jauh-jauh lebih panjang dari itu.

(-) Tambahkan 2 (dua) kolom baru di sebelah kiri kolom “Transaction”, masing-masing beri nama kolom : “Activity” dan “Credit Account”.
(-) Pada kolom “Credit Account” : masukkan lawan rekening dari masing-masing transaksi.
(-) Pada kolom “Activity” masuk salah satu jenis aktivitas yang sesuai diantara ketiga jenis aktifitas ( Operasi, Investasi & Pembiayaan) hingga semua baris terisi.

Buku kas bank akan menjadi seperti ini :

Lakukan hal yang sama pada buku petty cash.

Selanjutnya………………………

(-) Gabungkan buku kas bank dengan buku petty cash dengan meng copy paste saja
(-) Pindahkan Saldo Awal kedua buku tersebut ke atas header
(-) Short by kolom : C (Activity) then by kolom D (Credit Account”)



Jika sudah, maka akan nampak seperti dibawah ini :

Selanjutnya...................

(-) Block work sheet mulai dari header utama (perhatikan screen shoot dibawah)Lakukan subtotal, dengan kondisi : Setiap perubahan pada kolom “Activity” jumlahkan kolom “Amount”. Jangan lupa centang centang kotak “replace current subtotal” dan centang juga kotak “summary below data”.

Jika sudah, maka akan nampak seperti dibawah ini :



Perhatikan : Sekarang masing-masing activity sudah tersubtotal bukan ?


Selanjutnya…………

(-) Block skali lagi seperti yang dilakukan di atas
(-) Lalu subtotal skali lagi dengan kondisi yang berbeda, yaitu : Setiap perubahan pada kolom “Credit Account” jumlahkan lah kolom “Amount. Perhatikan screen shoot dibawah, hilangkan tanda centang pada kotak “replace current subtotal”. Instruksi ini bertujuan agar pengelompokan berdasarkan aktivitas tadi, dipecah-pecah lagi berdasarkan lawan rekeningnya (“credit account”).



Hasilnya akan seperti screen shot dibawah. Perhatikan angka yang berderet di pojok kiri atas ( yang tadinya Cuma angka 1,2,3 saja sekarang menjadi 1,2,3,4,5.

(-) Jika anda klick angka 3, maka anda akan mendapat laporan seperti dibawah ini :
Semua transaksi dikelompokkan menjadi 3 kelompok besar saja, yaitu : Operasi, Investasi & Finance dengan jumlahnya masing-masing tentunya. HEY….!!! Perhatikan kelompok “Silang” yang saya kasih tanda di screen shoot, nilainya jadi nol dengan sendirinya (tanpa perlu di eliminasi) !!!, kenapa ? karena di kas bank bertanda negative sedangkan di petty cash bertanda positif, jika total jadinya 0 (nol) bukan ?.


Wah… tapi koq, masing-masing aktivitas rincian per rekeningnya jadi tidak kelihatan ya ?.

Sekarang.. coba klick angka 4 di pojok kiri atas, maka anda akan memperoleh laporan seperti di bawah ini :

Sekarang Free spreadsheet Cash Flow Statemen telah tersedia. Silahkan baca petunjuk cara mendapatkannya.

TIPS MEMBUAT LAPORAN ARUS KAS – DIRECT METHOD

Di artikel sebelumnya sudah pernah saya bahas mengenai cara membuat LAPORAN ARUS KAS menggunakan Indirect Method. Pada artikel kali ini akan saya berikan panduan membuat MEMBUAT LAPORAN ARUS KAS DENGAN DIRECT METHOD. Akan saya jelaskan langkah-langkahnya satu persatu hingga menjadi laporan arus kas.

Kilas Balik Laporan Arus Kas Indirect Method

Terus terang saya prefer menggunakan Indirect Method, karena dapat sekaligus mengukur accuracy (akurasi?) Laporan Keuangan secara keseluruhan (Profit & Lost Statement maupun Balance sheet). Tapi bagi yang ingin menggunakan direct method, saya berikan panduannya di artikel ini.

Menggunakan Indirect Method, yang dijadikan sumber data adalah Laporan Laba Rugi dan Neraca. Dengan mengetahui aktivitas tahun berjalan dari kedua laporan tersebut, maka cash flow report dapat dibuat. Untuk lebih detail mengenai langkah-langkahnya silahkan baca kembali : CARA MEMBUAT LAPORAN ARUS KAS [-baca-]


Membuat Laporan Arus Kas dengan Direct Method

Elemen Laporan Arus Kas Direct Method sama saja dengan Indirect method, yang berbeda adalah sumber data dan langkah-langkahnya.

* Sumber Data :
(-) Semua Buku Kas Bank ( Jika ada lebih dari satu bank maka dipakai semua)
(-) Buku Kas Kecil (Petty Cash)


Cara membuatnya sangat sederhana, hanya dengan 4 (empat) langkah saja :

Sebelum masuk ke langkah utamanya, alangkah baiknya jika terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan silang antara : Buku Kas Bank, Rekening Koran (Bank Statement), Bonggol Check, dan Buku Kas Kecil. Jika rekonsiliasi bank dan rekonsiliasi petty cash sudah dilaksanakan dengan teratur, persiapan ini bisa di lewatkan saja.

1) Elimiansi (hapuskan) semua transaksi silang antar buku kas.

2) Pada setiap Buku Kas (baik kas bank maupun kas kecil), kalisifikasikan semua jenis pengeluaran dan pemasukan kas ke dalam elemen-elemen laporan arus kas. Masih ingat elemen-elem laporan arus kas ?, yaitu : Aktifitas Operasi , Aktifitas Investasi dan Aktifitas pendanaan. Untuk menentukan transaksi apa saja yang tergolong ke dalam masing-masing aktifitas tersebut, dapat menggunakan panduan berikut :

3) Aktifitas Operasi : Semua transaksi yang terkait dengan operasional utama perusahaan, dengan kata lain: yang tergolong ke dalam aktifitas opersional adalah segala transaksi yang akan masuk ke dalam laporan Laba/Rugi , mulai dari “Pendapatan (revenue)”, “Harga Pokok Penjualan”, sampai dengan “Biaya operasional”.

(-) Aktifitas Investasi : Semua transaksi yang terkait dengan penjualan dan pembelian aktiva tetap, penerimaan kas dari piutang, pengembalian cash advance, pengeluaran kas yang mengakibatkan piutang meningkat, termasuk juga dalam hal ini adalah pemberian cash bon (cash advance), deposit, dan uang muka biaya.

(-) Aktifitas Pendanaan : Transaksi-transaksi yang terkait dengan modal dan kewajiban, yaitu : pengeluaran kas untuk pelunasan utang, penerimaan kas dari hasil utang baru (bank loans & credit loans). Penerimaan atas penjualan saham atau surat berharga lainnya.


4) Setelah terklasifikasi, maka mulailah susun “Laporan Arus Kas” dengan menjumlahkan masing-masing jenis aktivitas yang telah dikelompokkan tadi, menjadi angka tunggal untuk masing-masing jenis aktifitasnya (operasional, investasi dan pendanaan). Sehingga menjadi bentuk laporan arus kas.

Catatan Penting : tidak perlu lagi berpikir tentang eleminiasi atas transaksi-transaksi accrual atau transaksi-transaksi non cash bases, karena penglompokkan ini kita lakukan pada buku kas, jadi sudah pasti semua transaksi di sini adalah menggunakan kas, apapun jenis transaksinya.

Mengenai :

TRICKs Membuat Laporan Arus Kas Dengan Excel yaitu dengan Menggunakan Buku Catatan Kas Berbasis Excel...Akan saya di posting di kesempatan berikutnya. Sekarang juga telah tersedia SPREADSHEET CASH FLOW STATEMENT, silahkan baca petunjuk cara mendapatkannya.