CARA EFEKTIF MEMERIKSA GENERAL LEDGER – GLD Review

Author’s Notes :

TIPS ini tidak berbicara tentang bagaiamana memeriksa GENERAL LEDGER, tetapi : BAGAIMANA MEMERIKSA GENERAL LEDGER DENGAN LEBIH EFEKTIF.

Pengalaman Pribadi (anggap ini sebagai pengantar) :

Ditempat saya mengais rejeki (Perusahaan Amerika yang berkantor di kota saya), memakai MAS200 (EBS by Sage) sebagai main FIS.

Memeriksa General Ledger Details setiap bulan, sangat memakan waktu, time consuming!. Jika dihitung-hitung, hampir 500 halaman yang harus di periksa setiap bulan. Terutama transaksi-transaksi yang berasal dari expenses account. Ugh….. banyak sekali :P

Pertama kali saya review GENERAL LEDGER DETAILS…. Saya kerjakan hampir 2 hari (what a worst time record ya ? :P ). Mulai dari downloading & transferring data ke excel sheet (saya merasa lebih nyaman melakukan review dan analysis dengan excel sheet), melakukan review ke satu persatu account, sampai menulusurinya ke bukti transaksi !.

Satu BIG QUESTION about REVIEWING GENERAL LEDGER (Particulary GENERAL LEDGER DETAILS)……

IS THERE ANY MORE EFFECTIVE WAY TO REVIEW GENERAL LEDGER ?.

Hubungan Antara FINANCIAL CONTROL dengan GENERAL LEDGER REVIEW ?

General Ledger Details review merupakan bagian dari system FINANCIAL CONTROL. Peralatan kendali yang paling sering dipakai.

Fungsi utama dari Financial Control itu sendiri adalah untuk mencegah dan menemukan kesalahan (erroneous) maupun ketidak wajaran (inappropriate) pada transaksi maupun proses keuangan perusahaan secara keseluruhan.

Selanjutnya…..

Aktifitas untuk mencegah/menemukan kesalahan maupun ketidakwajaran tidak saja dengan salah satu elemen financial control saja, tetapi juga dengan mengintegrasikan keseluruhan elemen. Kelemahan salah satu elemen sering bisa diatasi dengan kekuatan pada lemen lain.

Fakta :

Erroneous mapun inappropriate pada financial process sering kali langsung kelihatan di General Ledger, terutama di General Ledger Details.

Tanpa bermaksud mengecilkan arti dari elemen financial control yang lain, antara proses purchase requisition dengan General Ledger review sangat berhubungan.

Ketika proses purchase requisition diperketat, ternyata proses review bisa lebih cepat diselesaikan. Kenapa ?. Karena hulu dari sebuah transaksi biaya adalah proses purchase requisition.

Terus……..

Apakah itu cukup ?

Jawabannya : BIG NO !

So.. what is next ?.

[-NEXT-]….

Tips Cara Efektif Memeriksa General Ledger

Financial Controller (pemeriksa lainnya), hendaknya memfocuskan perhatiannya pada transaksi-transaksi yang dapat dipertanyakan, atau diragukan, atau yang rentan terhadap kesalahan, yang kerap dilanggar prosedurnya, yaitu :

[1] Transaksi yang tidak lumrah
Dimulai dengan mencari dan menemukan transaksi-transaksi yang tidak lumrah alias aneh, biasanya dibayarkan atau ditujukan kepada vendor (pemasok) yang tidak dikenal atau vendor yang tidak layak. Vendor yang nilai transaksinya besar, walapun tidak satu transaksi besar, mungkin 2 atau 3 transaksi, akan tetapi jika digabung menjadi besar nilainya, ini perlu diperdalam pemeriksaannya. Dari sisi materilitas transaksi yang bernilai kecil secara alami mengandung resiko yang kecil pula.

[2] Transaksi ganda
Maksudnya, transaksi berbeda yang nama vebdornya sama, atau nomor fakturnya sama, atau jumlah nilainya sama. Kemungkinan besar ini adalah double entry, alias di posting dua kali (entah disengaja atau tidak). Sistem Informasi Keuangan (Financial Information System) yang bagus biasanya sudah mampu mencegah duplikasi nomor invoice. Saat entry nomor invoice yang sama, system akan menolaknya. Akan tetapi bagaimana jika itu disengaja, nomor invoice diganti, akan tetapi nilai dan vendor tetap sama ?, itulah sebabnya ini tetap harus diselidiki lebih dalam lagi.

[3] Kesalahan penggunaan kode pada : Dana, Organisasi/Departemen, Akun (Account), Proyek/Program, Aktifitas/transaksi maupun Lokasi/Divisi. Termasuk juga perlakuan yang salah atas dana untuk elemen-elemen tersebut. Ini biasanya tergolong kesalahan yang tidak disengaja (erroneous).

[4] Transaksi yang tidak masuk akal
Seorang Financial Controller (pemeriksa lain) hendaknya mampu menangkap sinyalemen ketidak masuk-akalan suatu transaksi. Misalnya : Pembayaran terhadap vendor yang sudah dinyatakan bangkrut secara resmi oleh pemerintah.

[5] Batas Toleransi yang diijinkan oleh kebijakan perusahaan
Perusahaan biasanya menetapkan batas toleransi tertentu mengenai pengakuan terhadap suatu transaksi. Misalnya : Batas uang makan bagi pegawai yang bertugas keluar kota, atau type akomodasi dan makanan yang ditanggung oleh perusahaan untuk sebuah perjalanan dinas. Jika anda nemenmukan minuman beralkohol dalam klaim penggantian uang makan, anda sudah patut mencurigainya dan memebri tanda merah untuk diperiksa lebih detail.

[-NEXT-]
…………………………

Kita lanjutkan mengenai (click link lini) : GENERAL LEDGER REVIEW STRATEGY di posting berikutnya… kalau mau mengikutinya….. supaya lebih dalam…. Saya sarankan untuk mem-bookmark halaman ini. Silahkan click tombol bookmark diujung atas blog ini.

Cheers….. :-)